Cómo mejorar las reuniones

por Gideon Njini.

Las reuniones de las agrupaciones influencian las actividades y la dirección futura de dichas agrupaciones. Existen dos tipos principales de reuniones: privadas y públicas. Las reuniones públicas debaten asuntos que pueden ser de utilidad para toda la gente de la localidad. Las reuniones privadas están abiertas solamente a los miembros o a aquellos con un interés directo en el asunto. Todas las reuniones deben anunciarse adecuadamente a todos los que estén dispuestos a asistir y deben llevarse a cabo de acuerdo a las reglas de la constitución.

El vocabulario de las reuniones

La constitución es el conjunto de normas y reglas por las cuales se rige una agrupación o sociedad.

El Presidente o Presidenta debe ser democráticamente elegido(a), permitiéndose que cada miembro tenga iguales oportunidades de decidir cuál es la mejor persona para este papel. Esta persona es responsable de elaborar el orden del día, el que los miembros deben tener la oportunidad de modificar.

El orden del día (la tabla) establece los puntos que se han de discutir en un orden adecuado.

Los miembros deben dirigir se ya sea al Presidente(a) o a la asamblea y no discutir asuntos entre ellos. El Presidente(a) necesita mantener el interés y el movimiento de la reunión, a la vez que se asegura de dar oportunidades de participar a los miembros más reservados.

Las actas proporcionan un registro permanente de los asuntos tratados; ésta se puede archivar y mantener a buen recaudo para referencia en el futuro. Al comienzo de la reunión, el Presidente(a) debe leer en voz alta las actas de la reunión anterior, permitir que se hagan los cambios o enmiendas que sean necesarios y finalmente firmarlas para confirma que son un registro fidedigno.

El Secretario(a) toma la asistencia. Esta persona toma notas de todo lo que se debate y se acuerda, de manera que después se pueda redactar el acta en más detalle. El Secretario(a) también necesita recolectar antes de la reunión toda la correspondencia y material escrito que sean necesarios y puede presentarse la necesidad de verificar los datos y cifras contenidos en los apuntes del Presidente(a). Al igual que éste(a), el Secretario(a) debe elegirse democráticamente.

El valor de las reuniones

Las reuniones pueden proporcionar a los miembros más pobres y con menos influencia una oportunidad para que compartan sus ideas. En las reuniones se puede recoger y compartir información en forma gratuita o a bajo costo. Son una forma abierta de llevar a cabo negocios, lo que dificulta la corrupción. Además fomentan la cooperación y el trabajo en conjunto. También facilitan la toma de decisiones en forma cuidadosa y sensata.

Gideon Njini es un asesor que trabaja en Resource Management Consultants. Su dirección es: PO Box 5011, Nkwen Bamenda, NWP, Cameroon.

DE LA DIRECTORA: Hay que tener cuidado de que en algunas ocasiones las reuniones pueden ser usadas por miembros pudientes de la comunidad para salirse con las suyas. El seguir estas recomendaciones puede ayudar a evitar que esto suceda.