Tirez parti de réunions

par Gideon Njini.

Les réunions de groupes influencent les activités et la direction future du groupe. Il y a deux types principaux de réunions: elles sont privées ou publiques. Les réunions publiques traitent de sujets qui peuvent intéresser toute la communauté locale alors que les réunions privées ne sont ouvertes qu’aux gens directement concernés par la question. Toutes les réunions devraient être annoncées à l’avance à l’ensemble des intéressés, et conduites suivant les règles de la constitution.

Les mots utilisés lors des réunions

La constitution: c’est l’ensemble des lignes directrices et des règles qui régissent la bonne marche des affaires d’un groupe ou d’une société.

Le Président/La Présidente (quelquefois appelé «Chairperson» selon le terme anglais) devrait être élu démocratiquement en permettant à tous de décider quelle est la personne qui convient le mieux pour ce rôle. Cette personne est responsable d’établir l’ordre du jour que les membres ont la possibilité de changer.

L’ordre du jour établit l’ordre dans lequel les questions seront discutées.

Les membres de la réunion doivent adresser leurs remarques au Président ou à l’assemblée et non pas discuter entre eux. C’est le rôle du Président de maintenir la réunion vivante et d’encourager les personnes plutôt timides ou silencieuses.

Le compte-rendu de la réunion fournit un rapport écrit de la discussion qui peut être rangé et classé comme référence future. Le Président devrait lire le compte-rendu de la réunion précédente au début de chaque réunion afin de faire toutes les corrections ou amendements nécessaires puis signer le document.

Le secrétaire prend note des membres présents et de tout ce qui se discute et se décide, de façon à pouvoir produire un compte-rendu détaillé un peu plus tard. Le secrétaire doit aussi rassembler toutes les lettres nécessaires et informations écrites avant la réunion et il est possible qu’il ait besoin de vérifier certains faits et chiffres à partir des notes du Président. Le secrétaire, comme le Président, doit être élu démocratiquement.

La valeur des réunions

C’est à travers les réunions que les membres même les plus pauvres et les moins puissants d’une société peuvent exprimer leurs idées. L’information est rassemblée et partagée ainsi à moindres frais; ces discussions ouvertes à tous et qui traitent d’affaires publiques, rendent la corruption plus difficile; elles encouragent la participation et le partage des décisions, la coopération, et le travail en équipe. Elles encouragent aussi les prises de décisions sérieuses et réfléchies.

Gideon Njini est conseiller de Resources Management Consultants. Son adresse est: PO Box 5011, Nkwen Bamenda, NWP, Cameroun.

EDITRICE: Prenez garde à ce que les réunions ne soient pas quelquefois utilisées par les membres puissants d’une communauté pour arriver à leurs fins. Suivre les recommandations ci-dessus peut vous éviter ce problème.