Tirando o máximo proveito de reuniões

por Gideon Njini.

As reuniões em grupo influenciam as actividades e direcções futuras dos grupos. Há dois tipos principais de reuniões: privadas e públicas. Em reuniões públicas discutem-se assuntos que podem ser de interesse para todas as pessoas locais. As reuniões privadas são destinadas apenas aos membros ou àqueles com um interesse directo sobre o assunto. Todas as reuniões devem ser anunciadas com antecedência àqueles que poderão participar e devem ser realizadas de acordo com as regras dos estatutos.

A linguagem de reuniões

Os estatutos são uma série de diretrizes e regras de acordo com as quais uma sociedade ou grupo realiza o seu trabalho.

O presidente deve ser eleito (a) democraticamente, permitindo que todos os membros tenham uma oportunidade igualitária de decidir quem é a pessoa certa para esta função. Esta pessoa é responsável por preparar a agenda, a qual os membros deverão ter a oportunidade de alterar.

A agenda apresenta os assuntos a serem discutidos em uma ordem adequada.

Os membros devem dirigir os seus comentários ao presidente ou aos demais na reunião e não discutir as questões entre si. O presidente deve manter a reunião animada e interessante, assim como garantir que os membros mais silenciosos sejam incentivados a participar.

A acta é um registro permanente dos assuntos discutidos que deve ser mantida em um lugar seguro para futura referência. O presidente deve ler a acta da reunião anterior no início, permitir que sejam feitas alterações ou correções e então assiná-la como sendo um registro correto.

O (a) secretário (a) anota o nome das pessoas presentes. Esta pessoa deve fazer anotações de tudo o que é discutido e decidido para poder preparar a acta em detalhe posteriormente. O (a) secretário (a) deve reunir todas as cartas e informações escritas que são necessárias antes da reunião e poderá precisar verificar os factos e valores em relação com as anotações do (a) presidente. Tal como o (a) presidente, o (a) secretário (a) deve ser eleito (a) democraticamente.

O valor das reuniões

As reuniões podem proporcionar uma maneira dos membros mais pobres e menos influentes da sociedade compartilharem as suas idéias. Podem ser reunidas informações ou compartilhadas em reuniões a um baixo custo ou sem custo algum. Elas são uma maneira aberta de se realizarem negócios, fazendo com que a corrupção seja mais difícil. Elas incentivam a participação na tomada de decisões, podem incentivar as pessoas a cooperarem e trabalharem juntas e incentivam que sejam tomadas decisões cuidadosas e correctas.

Gideon Njini é um Consultor da empresa Resources Management Consultants. O seu endereço é: PO Box 5011, Nkwen Bamenda, NWP, República dos Camarões.

EDITORA: Ás vezes as reuniões podem ser usadas por membros influentes da comunidade para obterem os seus próprios interesses. Isto poderá ser evitado se estas recomendações forem seguidas.