La tenue des livres

par Sandra Michie.

Est-ce que la tenue des livres vous semble être la partie la moins intéressante et peut-être aussi la plus difficile de l’administration d’un petit centre de santé ou même d’une petite entreprise? Pourtant cela peut être un plaisir…

Bien noter les faits d’une façon simple, qui garde les stocks à jour, signifie qu’il n’y aura pas autant de tension dans le fonctionnement de votre petite affaire ou votre centre de santé.
Organisez soigneusement juste ce dont vous avez besoin, puis décidez de la façon la plus simple de prendre des notes dans vos livres. Seuls les gens qui travaillent dans cette situation précise sont capables de comprendre exactement les besoins de ce centre ou de cette affaire. D’autres personnes peuvent vous donner bien sûr des idées de base, mais elles ne seront applicables à votre situation que si vous prenez la peine d’y penser et de les appliquer à votre manière, dans votre situation. Voici quelques idées pour vous aider.

Tout d’abord, essayons de comprendre des faits simples quant à tenir un inventaire à jour. Nous appelons ‘stock’ l’article que vous comptez et que vous utilisez. Vous enregistrez simplement:

Stock possédé + Stock reçu - Stock utilisé = Solde

Pour que ces notes soient correctes, vous devez aussi savoir quelle quantité vous utilisez pendant un temps donné, quand vous devez passer vos commandes et combien vous devez re-commander. Quand la quantité de stock atteint le niveau de re-commande, il est alors temps de passer la commande de cet article.

L’organisation

Parlons plus particulièrement d’un petit centre de santé. Quelles sont les choses qui doivent figurer dans le livre de stock?

Ce sont:

  • les médicaments
  • les bandes et pansements
  • les fournitures de laboratoires et produits chimiques
  • la literie et les produits de nettoyage
  • les fournitures alimentaires

…vous y en ajouterez d’autres.

Il est très important que le montant des fournitures soit en rapport avec la demande. Dans de nombreuses situations ceci est difficile à planifier, surtout s’il n’est pas facile de se procurer les fournitures, mais le problème peut être simplifié si on le considère attentivement. Voici quelques questions pour vous aider à mieux planifier:

  • L’article est-il vraiment essentiel? (Certains articles sont absolument essentiels comme la chloroquine pour le traitement du paludisme. D’autres sont nécessaires mais pas vitaux, les draps de lit par exemple).
  • Combien de temps faut-il entre le moment de la commande et la livraison?
  • Combien de fois passez-vous des commandes et à quels intervalles?
  • Quel est le meilleur moment de l’année pour les commander?
  • Quelle quantité de cet article vous est nécessaire par mois?
  • Vos facilités de stockage sont-elles adéquates et vos stocks sont-ils en sécurité?

Une fois que vous avez décidé les quantités nécessaires dont vous avez besoin chaque mois, il est important de bien planifier vos commandes afin que votre stock ne souffre pas: commandez assez tt car il peut y avoir beaucoup de facteurs qui interviennent:

Les saisons de l’année - les routes boueuses pendant la saison des pluies peuvent rendre le transport des fournitures très difficile, et donc il n’est pas très recommandé de faire vos commandes en pleine saison des pluies.

La place pour stocker - si la sécurité de vos stocks ne peut être assurée, vous n’avez pas grand intérêt à commander de grandes quantités car elles risquent d’être volées.

Les facilités de transport - dans une région isolée, il est souvent plus facile de s’arranger pour qu’une livraison importante soit bien organisée, plutôt que de risquer de commander de petites quantités qui pourront même peut-être disparaître du camion.

Ne commandez pas trop souvent - cela crée du travail en plus.

Des idées pour stocker vos stocks de marchandise

  • Ayez un magasin de stock qui ferme bien à clef.
  • Décidez de votre niveau de stock maximum. Ceci vous aide à bien organiser l’espace que vous avez et vous permet de laisser une petite quantité de marchandise ‘en plus’ au cas où la livraison serait retardée.
  • Organisez votre niveau de re-commande. Quand vous repassez commande il devrait vous rester assez de marchandise en rayon pour ‘aller’ jusqu’à la livraison prochaine. En plus, laissez une grande marge de temps au cas où la commande n’arrive pas en temps voulu.
  • Stockez tous les articles d’une même catégorie au même endroit. Vous pouvez ainsi voir tout, très rapidement.
  • Placez toujours les stocks qui rentrent derrière et utilisez les produits qui ont les dates d’utilisation les plus brèves d’abord.
  • Étiquettez vos rayons.
  • Mettez clairement le numéro de re-commande à chaque stock afin que vous voyiez immédiatement quand vous avez besoin de re-commander (voir ci-dessous le niveau re-commande).
  • Faites une liste où vous notez les articles que vous avez besoin de re-commander.
  • Vérifier systématiquement vos stocks chaque année et demandez-vous s’il faut que vous changiez certains niveaux de stocks.
  • Ne faites pas confiance à votre mémoire - vérifiez tout avec soin avant de commander. Il est facile d’oublier quelque chose d’essentiel!

Niveaux de stock suggérés pour les médicaments

Niveau de Stock Maximum - le maximum que vous ayez jamais eu en stock. Le stock total ne sera pas généralement aussi élevé. Ce chiffre est le chiffre à envisager quand vous passez commande.

Niveau de Stock Maximum =
Quantité utilisée chaque mois x Mois entre chaque commande x 3

ex: Si vous utilisez 3 boîtes par mois et que vous passiez commande tous les 3 mois, ce serait 3 (boîtes) x 3 (mois) x 3 = 27 boîtes

Si vous utilisez 1 boîte et re-commandez tous les mois ce serait 3 boîtes comme niveau de stock (c’est à dire le maximum en stock)

Niveau de Re-commande - ce chiffre vous donne une idée rapide des dates auxquelles vous devez faire vos commandes. Quand votre stock atteint ce niveau, ou y est inférieur, vous devrez re-commander ces fournitures à la prochaine date de commande.

Niveau de Re-commande =
Quantité utilisée chaque mois x Mois entre chaque commande x 2

ex: 3 (boîtes) x 3 (mois) x 2 = 18 boîtes 1 (boîte) x 1 (mois) x 2 = 2 boîtes en rayons - ce qui signifie qu’ il faut re-commander.

Écrivez ce numéro sur l’étiquette de stock sur le rayon.

Pour re-commander le stock

Si le stock est au niveau, ou au dessous du niveau de re-commande à la date de commande, vous devez commander.

Quantité à commander =
Niveau Maximum de Stock - Solde sur la carte de stock

ex: Si le stock maximum est de 27 boîtes et il reste 17 boîtes, commandez en 10.

Si le stock maximum est de 6 boîtes et il en reste 2, commandez en 4.

Rappelez-vous de déduire les fournitures que vous avez déjà commandées mais qui ne sont pas encore arrivées.

Sandra Michie a passé 25 ans en Zimbabwe rurale en mission de travail médical, surtout dans la prévention pour la santé.

Points essentiels pour l’administration des livres de stock…

  • Connaissez vos besoins.
  • Organisez avec soin un système qui convient à votre travail.
  • Ayez un calendrier pour les tâches régulières.
  • Ayez des listes de stocks.
  • Révisez vos stocks et listes de stocks chaque année.
  • Ayez une liste organisée d’adresses et d’endroits d’où vous pouvez obtenir des fournitures.
  • Ayez suffisamment de bons de commandes.