El manejo de flujo de caja

John Cammack.

Muchos de nosotros hemos experimentado la situación en la cual tenemos que pagar una cuenta pero no tenemos suficiente dinero para hacerlo hasta que no recibamos dinero que se nos debe. Como individuos, generalmente podemos mantener estos pormenores en la cabeza, pero esto no es posible dentro de un grupo u organización.

Esta falta de dinero transitoria es una situación común para los grupos u organizaciones. Una organización, si no es cuidadosa, se puede encontrar completamente sin dinero cuando tenga que pagar una cuenta o los sueldos de su personal. Es posible que hayan muchas más transacciones en una organización que en el caso de un individuo y no es fácil recordar lo que está sucediendo. La organización debe por lo tanto mantener un registro de las transacciones.

Pronósticos del flujo de caja

Una manera sencilla en que el líder u otro miembro de una organización puede monitorear el dinero que entra y sale es de realizar regularmente un pronóstico de flujo de caja (llamado a veces presupuesto de dinero en efectivo). Muestra cúando ingresará y cúando egresará el dinero y destaca cúando podría haber un déficit. Si esto se sabe de antemano, es posible tomar medidas para reducir el problema de no ser capaz de pagar las cuentas y los salarios.

Preparación de un pronóstico de flujo de caja

Este ejemplo muestra cómo elaborar un sencillo pronóstico de flujo de caja para la Cooperativa de Mujeres Productoras de Miel. (Usamos el signo # para indicar su símbolo de moneda nacional.)

Paso 1 Obtener el presupuesto de la organización, si lo hubiese, o hacer una lista de todos los pagos y gastos que se produzcan durante los seis meses (también se pueden usar 12 meses).

Paso 2 Decidir cuándo se recibirá o pagará cada suma. Algunas transacciones (tales como el alquiler) pueden pagarse para cubrir el año completo en un solo pago. Otras cantidades, tales como las ventas de miel, se pueden esparcir más o menos regularmente durante el mismo plazo. Se debe ser tan realista como se pueda.

Paso 3 Apuntar estas transacciones, mes a mes, en el formato que se muestra abajo. Asegurarse de apuntar la transacción en el mes en que se espera recibir o pagar la suma, sin tomar en cuenta cuándo se debe. No incluir ninguna transacción que no se pague en efectivo o mediante el banco; por ejemplo, la depreciación (pérdida del valor a medida que pasa el tiempo).

Paso 4 Incluir también la suma del saldo inicial esperado en efectivo y el saldo estimado en el banco al inicio de este periodo (en este caso es de #2.340).

Paso 5 Agregar el saldo esperado al final de cada mes, tomando el saldo inicial de efectivo y del banco más el dinero que se ingrese durante ese mes menos el dinero pagado durante el mes.

Por ejemplo, en enero esto es: #2.340 + #8.100 – #4.947 = #5.493

El saldo final de cada mes se transforma en el saldo inicial del mes siguiente. Por ejemplo, el saldo final de #5.493 a fines de enero se transforma en el saldo inicial para febrero.

¿Qué significa?

Este ejemplo proveniente de la Cooperativa de Mujeres Productoras de Miel ayuda a identificar claramente los meses en que les faltará el dinero. Estos serán abril y mayo. Es importante saber esto, debido a que hay un pago grande por concepto de alquiler en abril.

También podemos ver que la compra de equipo de importancia en mayo tendrá poco efecto sobre la Cooperativa, siempre que la ayuda económica se reciba en el mes esperado.

En general, hay suficiente dinero para pagar todas las sumas que se deben. Los problemas son simplemente una cuestión del momento en que se producen. Dada esta información, el grupo puede tomar una cantidad de medidas para mejorar la situación:

  • Los miembros pueden intentar de negociar el pago de la renta en sumas menores, mensualmente si fuese posible, y si no, en dos pagos en vez de uno.
  • El grupo podría investigar si la compra de materiales se podría esparcir más equilibradamente sobre todos los meses.
  • Podría considerar si cualquier dinero que ingrese podría recibirse más temprano o si todo dinero a pagarse pudiera gastarse más tarde.
  • El grupo podría también considerar invertir cualquier suma adicional en forma temporal, por ejemplo en una cuenta de ahorro o de depósito.
  • Si fuese necesario, el grupo podría pedirle al banco un sobregiro o un préstamo a corto plazo para cubrir un plazo en el que haya una falta de dinero. El pronóstico del flujo de caja sería un excelente documento para mostrarle a los funcionarios del banco para confirmar que éste es sólo un problema pasajero. Sin embargo, un sobregiro o préstamo debería ser la opción final, ya que el banco cobrará intereses.

Un pronóstico de flujo de caja le permite al grupo ver por anticipado exactamente cuándo estará necesitado de dinero.

Puesta al día del pronóstico

Afines de enero, cuando se sepan las cifras reales, se debe calcular el nuevo saldo para sustituir la cifra de pronóstico de dinero en efectivo y banco a fines de mes. Los nuevos saldos de efectivo y banco para el pronóstico completo pueden recalcularse.

Al mismo tiempo, pueden calcularse las cifras para el primer mes del próximo período: julio, en este ejemplo. De esta manera, hay un ‘pronóstico progresivo’ que se basa en la información más actualizada. Hay que actualizar tambien las cifras de los meses restantes cuando estén disponibles.

Si el grupo tuviese acceso a un programa de planilla de computadora, el proceso de cálculo es mucho más fácil.

¡No quedarse sin dinero!

El pronóstico de flujo de caja es una manera sencilla de manejar el dinero. Ayuda a saber por anticipado si habrá una falta de dinero, antes de que se transforme en un problema de envergadura.

John Cammack es capacitador y asesor de gestión económica independiente que trabaja con una variedad de organizaciones no gubernamentales. Ha trabajado anteriormente como jefe de finanzas internacionales de Oxfam, Gran Bretaña y es catedrático de la Oxford Brookes University. E-mail: john.cammack@ukonline.co.uk Página web: www.johncammack.net

Glosario

Anticipo en efectivo Una suma de dinero confiada a alguien para usar cuando los costos precisos no son conocidos de antemano.

Conciliación El proceso de comparar y verificar información contenida en dos juegos de archivos que describen las mismas transacciones.

Contabilidad El proceso de registro de los detalles básicos de cada transacción.

Documentos acreditativos Los documentos originales que describen cada transacción. Estos incluyen recibos, facturas y documentos de autorización.

Estado de cuentas Un informe producido por un banco que lista todos los ingresos y pagos efectuados en una cuenta del banco.

Libro de caja Un libro o planilla que lista todas las transacciones efectuadas en una sola cuenta.

Presupuesto La mejor estimación posible del costo futuro de las actividades en un periodo dado de tiempo y de cómo se pagarán esas actividades.

Transacción Cualquier intercambio de mercaderías, servicios o dinero a cambio de otras mercaderías, servicios o dinero.

Valor Cualquier artículo que guarda su valor es conocido como un valor. Para las ONGs, éstas son normalmente existencias de mercaderías, equipo de oficina, vehículos y propiedad.