Los registros

por Sandra Michie.

El llevar registros de existencias (stock) o libros de almacén parece ser una de las partes menos interesantes y quizás las más difíciles del manejo de un peque–o centro de salud o hasta de una empresa. Sin embargo, puede ser divertido...

Llevar los registros con un método simple que mantenga al día las existencias (el stock), significa que se puede aliviar mucho de la tensión del manejo de cualquier negocio o centro de salud.

Planee cuidadosamente lo que se necesite, y luego calcule la manera más simple de llevar las cuentas. S—lamente los que trabajan en una situación en particular pueden conocer las necesidades de su caso, ya sea de un centro de salud o de una empresa. Se puede aprender las ideas básicas de otras personas, pero s—lo funcionarán estos métodos si usted los planea y los adapta a su propio sistema. Aquí hay algunas ideas para ayudarle.

Primero, se debe intentar entender los detalles simples de los registros de stock (existencias). El artículo que se está registrando es el ‘stock’ (la mercancía o las existencias). Llevar los registros significa simplemente...

Existencias en almacén + Existencias recibidas - Existencias usadas = Saldo restante

Para que los registros sean correctos se debe saber cuánto se utiliza dentro de un tiempo determinado, y cuándo pedir y cuánto más pedir. Cuando la cantidad de existencias llega al nivel para volver a pedir, es tiempo de pedir ese artículo.

Planeamiento

Hablemos en particular sobre un peque–o centro de salud. ¿Para cuáles cosas se deben llevar registros de existencias?

Hay...

  • medicinas
  • vendas
  • insumos de laboratorio
  • ropa de cama y materiales de limpieza
  • alimentos

....usted podrá pensar en otros más.

Es muy importante que la cantidad de provisiones sea adecuada para la demanda. En muchos casos esto es difícil de planear, sobre todo cuando las provisiones son difíciles de conseguir, pero con planeamiento cuidadoso puede ser más sencillo. Estas preguntas le ayudarán a planear:

  • ¿Qué tan imprescindible es el artículo? (Algunos artículos son muy importantes, como cloroquin para el tratamiento de la malaria (paludismo). Otros son necesarios pero no imprescindibles, como las sábanas para las camas.)
  • ¿Cuánto tiempo demora en llegar el pedido?
  • ¿Cada cuánto tiempo se hacen los pedidos?
  • ¿Qué época del a–o es la mejor para hacer los pedidos?
  • ¿Cuánto de cada artículo se necesita por mes?
  • ¿Qué tan adecuados y seguros son sus instalaciones de almacenamiento?

Una vez que se han establecido las cantidades que se necesitan por mes, es importante planear bien para que los materiales o la mercancía se pidan a tiempo. Hay muchos factores que podrían afectar los pedidos:

Temporadas del año - las carreteras con mucho barro en la época de lluvia pueden dificultar el transporte de provisiones, por lo tanto el mejor tiempo para hacer pedidos no es en plena época de lluvia.

Lugar para almacenamiento - si no se puede almacenar el stock en un lugar seguro, no vale la pena pedir cantidades grandes para que se los roben.

Facilidades de Transporte - en un lugar aislado es mucho más fácil y seguro hacer un pedido grande, en vez de correr el riesgo de pedir cantidades peque–as que bien podrían ser robadas del camión.

No pedir muy seguido - esto da más trabajo.

Ideas para almacenamiento de existencias o stock

  • Tenga un almacén con llave.
  • Calcule el nivel máximo de stock. Esto le ayudará a que pueda planear la distribución del almacén y tenga un poco de existencias extras en caso de demoras inesperadas.
  • Planee el nivel de pedido. Cuando vuelva a hacer el pedido deberá haber suficiente del artículo en el almacén para utilizar hasta que llegue el pedido nuevo. Además, deje una cantidad generosa en caso de que el pedido no llegue cuando se espera.
  • Almacene todas las existencias de cada artículo en un lugar - para que se pueda ver todo junto y rápidamente.
  • Siempre almacene el stock nuevo atrás, y utilice los artículos con la fecha de vencimiento más corta, primero.
  • Póngale etiqueta a las repisas.
  • Muestre el número de nivel de pedido claramente al lado del artículo para que se pueda saber inmediatamente cuando se necesite volver a pedir (véase la sugerencia para un nivel de pedido de existencias, abajo).
  • Lleve una lista donde se apunta los artículos que lleguen al nivel de pedido.
  • Revise detenidamente las existencias cada a–o y pregúntese si los niveles de stock se necesitan cambiar.
  • No confíe en su memoria - revise las cosas con cuidado antes de pedir. Es fácil olvidar algo esencial.

Sugerencias para niveles de existencias para medicinas

Nivel Máximo de Stock - el máximo que se almacene. El total de las existencias normalmente no llegará a este nivel. Este número es la cantidad a la cual se apunta cuando se vuelve a pedir.

Nivel Máximo de Existencias = (cantidad que se usa por mes) x (meses entre pedidos) x 3

Por ejemplo: 

Si utiliza 3 latas al mes y hace un pedido cada 3 meses, sería 3 (latas) x 3 (meses) x 3 = 27 latas
 
Si utiliza 1 lata al mes y hace un pedido cada mes, sería 3 latas como nivel de stock (o sea el máximo que se almacene).

Nivel de Pedido de Stock - esta cantidad da una referencia rápida para ver cuándo se debe volver a pedir. Cuando las existencias llegan a este nivel, o menos, se deberá volver a pedir la mercancía en la siguiente fecha de pedido.

Nivel de Pedido de Existencias = (cantidad que se usa al mes) x (meses entre pedidos) x 2

Por ejemplo: 

3(latas) x 3(meses x 2 = 18 latas
 
1(lata) x 1(mes) x 2 = 2 latas en almacén - quiere decir que hay que volver a pedir.

Escriba este número en la etiqueta en la repisa.

Para volver a pedir existencias o stock

Si las existencias están en, o por debajo del nivel de pedido, en la fecha de pedido, se debe pedir.

Cantidad del pedido = Nivel Máximo de Existencias - Saldo en la ficha

Por ejemplo: 

Si el nivel máximo de existencias es 27 latas y quedan 17, pida 10 latas.
 
Si el nivel máximo de existencias es de 6 latas y quedan 2, pida 4 latas.

Acuérdese de restar las provisiones que ya pidió pero que no han llegado aún.

Sandra Michie pasó 25 años en la parte rural de Zambia, trabajando en tareas médicas de la misión. Mayormente estaba involucrada con asistencia médica preventiva.

Puntos esenciales para el manejo fácil de registros de existencias...

  • Conozca sus necesidades.
  • Planee su sistema con cuidado para que sea adecuado para su trabajo.
  • Tenga un cronograma para las tareas habituales.
  • Tenga listados de existencias.
  • Revise las existencias y los listados de existencias anualmente.
  • Tenga una lista organizada de direcciones y lugares donde se hagan pedidos para materiales y provisiones.
  • Tenga suficientes formularios de pedidos.