Bien consigner les informations

David Couzens

« Mais où ai-je mis ça ? » ou encore : « Mais qu’est-ce que ça peut bien vouloir dire ? ». Voilà mes lamentations habituelles au retour d’une visite de projet sur le terrain. Je cherche désespérément les notes importantes que je suis sûr d’avoir prises dans un village, assis sous un arbre. Ou alors, si je retrouve mes notes, je passe des heures à essayer de déchiffrer les gribouillis dans mon cahier.

Êtes-vous plus à l’aise avec un stylo et du papier, ou pourriez-vous recueillir des données sous forme numérique ? Photo : Cally Spittle/Tearfund
Êtes-vous plus à l’aise avec un stylo et du papier, ou pourriez-vous recueillir des données sous forme numérique ? Photo : Cally Spittle/Tearfund

Le fait de planifier à l’avance la façon dont nous allons collecter et consigner les données peut nous éviter bien des frustrations et de nombreuses heures de travail. J’ai appris cela suite à d’amères expériences !

Stylo et papier

Pour bon nombre d’entre nous, la prise de notes avec un stylo et du papier est encore la manière la plus courante de recueillir des informations auprès des personnes que nous rencontrons dans nos projets. Pourtant, je constate souvent qu’il est difficile de consigner précisément ce qui est dit tout en prêtant une entière attention à la personne à qui je parle. Le meilleur moyen de remédier à cela est de travailler avec un partenaire. L’un des deux peut alors se concentrer sur la conversation, pendant que l’autre prend des notes.

Si ce n’est pas possible, demandez-vous de quel type de notes vous avez réellement besoin. Si vous voulez uniquement saisir les principaux points ou thèmes, il vaut peut-être mieux ne pas essayer de prendre de notes pendant la discussion. Prenez plutôt dix minutes après pour noter les principaux points, pendant que tout est encore frais dans votre tête.

Enregistrements audio

Si la précision est importante ou si vous avez besoin de consigner les propos exacts de la personne, vous pouvez enregistrer l’entrevue. Pour cela, vous pouvez utiliser un enregistreur numérique ou peut-être même votre téléphone portable. Veillez à demander la permission de la personne au préalable. Expliquez-lui de quelle manière l’enregistrement sera utilisé et ce qu’il en sera fait ensuite. Par exemple, le supprimerez-vous immédiatement après ou le conserverez-vous quelque part ? Si vous pensez conserver l’enregistrement, prévoyez de quelle façon vous allez préserver les informations personnelles de la personne interrogée.

Vidéo

Une autre possibilité est l’enregistrement vidéo. Lors d’une évaluation, j’enregistre un entretien vidéo d’une minute avec chaque membre de l’équipe à la fin de chaque journée. Je leur demande simplement ce qui les a marqués ce jour-là. Cela me permet d’obtenir un instantané intéressant qui récapitule les principaux points. Ces vidéos peuvent également être utilisées lors d’une présentation pour résumer l’évaluation une fois terminée. C’est beaucoup plus facile à digérer qu’un rapport de 40 pages !

Si vous prévoyez de montrer les enregistrements à d’autres personnes, je vous conseille d’investir dans un microphone. Peu importe la qualité de votre travail vidéo, mais la qualité du son est essentielle. On ne se rend compte de l’importance des bruits de fond que lorsque l’on regarde la vidéo. Un micro simple, bon marché, dit micro-cravate, améliorera immédiatement la qualité de n’importe quel enregistrement.

Applications pour smartphone

Aujourd’hui, on peut aller encore plus loin et ne plus utiliser de stylo et de papier du tout. Il existe de nombreuses applications pour smartphone qui permettent de recueillir des données. Celles-ci sont particulièrement utiles si votre questionnaire prévoit des réponses prédéfinies plutôt que de nombreuses questions ouvertes. À Tearfund, nous utilisons souvent une appli de collecte de données qui s’appelle KoBoToolbox (voir la page Ressources pour plus de détails). Elle est gratuite, fiable et très facile à utiliser.

Conclusion

Que vous soyez plus à l’aise avec un stylo et une feuille ou que vous ayez recours à un enregistrement numérique, voici mes conseils :

  • Réfléchissez au préalable à la façon dont vous allez recueillir, gérer, analyser et protéger les données.
  • Consultez vos notes ou vos enregistrements dès que possible après l’événement, de préférence le jour même. Plus vous tardez, plus il sera difficile de comprendre les notes que vous avez griffonnées ou de vous souvenir de ce qui a été dit dans les portions d’enregistrement audio ou visuel peu claires.

David Couzens a été conseiller en efficacité des programmes pour Tearfund de 2014 à 2016. Il est actuellement chargé de soutien aux programmes pays dans le cadre du travail de consolidation de la paix de Tearfund.
Email : david.couzens@tearfund.org


Termes utilisés dans cet article

Appli programme informatique qui fonctionne sur un téléphone portable

Smartphone téléphone portable dont les fonctionnalités sont similaires à celles d’un ordinateur. Il a généralement un écran tactile, l’accès à Internet et la capacité d’exécuter des applications (voir ci-dessus).