C8 Le rôle du Secrétaire

Le Secrétaire aide le Président, garde soigneusement toutes les informations adéquates et s’assure de la bonne marche du groupe. Un Secrétaire doit:

  • savoir lire et écrire afin de faire un compte-rendu. C’est à dire prendre des notes sur tous les points importants discutés et sur toutes les décisions prises à chaque réunion
  • pouvoir écrire des lettres et des rapports au nom du groupe
  • pouvoir arranger la date, l’heure et le lieu des réunions. S’assurer que tous les membres reçoivent ces informations et les détails des points à discuter (qui s’appellent l’ordre du jour)
  • s’occuper de l’organisation et du suivi de toutes les sources d’information mais aussi des dossiers/notes que le groupe possède. 

Discussion 

  • Cette liste n’est peut-être pas complète. Quels autres rôles peut-on ajouter?
  • Que pourra-t-il se passer si un groupe n’est pas capable de conserver les comptes-rendus de ses réunions et actions?
  • Quels sont les avantages d’une bonne organisation dans un petit groupe?
  • Quelles sont les qualités personnelles dont a besoin un Secrétaire?
  • Quel rôle les participants jugent le plus important? Ils peuvent être classés par ordre d’importance.
  • Quelle est l’importance de savoir lire et écrire pour un Secrétaire? Existe-t-il une formation pour une personne qui pourrait être un bon Secrétaire mais qui a besoin d’encouragement au niveau de la lecture et de l’écriture?