Lista de verificación para sostener una reunión eficaz
Antes de la reunión
- Asegúrese de que todos entiendan por qué se está llevando a cabo la reunión.
- Dígales a todos cuándo va a realizarse la reunión y ofrezca tiempo suficiente para la planificación y preparación.
- Proporcione a las personas la agenda y toda información adicional por adelantado, si esto resulta de beneficio para ellos y mejora la reunión.
- Si van a llevarse a cabo presentaciones, dé suficiente tiempo a los presentadores para prepararse.
- Organice los refrigerios o las bebidas, si tiene planes de ofrecer un descanso.
- Prepare el lugar de la reunión – acomode los asientos de modo que las personas puedan verse unas a otras y se facilite el debate abierto.
Durante la reunión
- Dé la bienvenida y presente a los nuevos miembros y visitantes.
- Escúchense unos a otros.
- Detenga los debates inútiles que distraen a las personas del propósito principal de la reunión.
- Asegurar que se tomen decisiones.
- Anime a todos a participar.
- El presidente debe asegurarse de que la reunión siga la agenda.
- Asegúrese de cumplir con el tiempo, si les ha dado a las personas horas específicas en las que la reunión iniciará y concluirá.
- El presidente resume los puntos clave antes de que se tome una decisión.
- El secretario hace un registro de las decisiones tomadas y de quién ha acordado hacer cada cosa.
Después de la reunión
- Los miembros clave de la reunión revisan las minutas antes de distribuirlas.
- Envíe un recordatorio a todos los miembros que indique cuándo se va a realizar la próxima reunión.
- Distribuya las minutas a los miembros antes de la próxima reunión.
- Asigne tiempo para establecer la agenda de la próxima reunión.
Delegar
Una de las funciones clave de un líder es pensar en delegar las tareas. Delegar es darles la responsabilidad de ciertas tareas a otras personas. Delegar es muy importante, pues reduce la carga de trabajo del líder y saca el mayor provecho al tiempo disponible. Otras personas podrían sentirse más motivadas, seguras y hábiles, y a menudo las tareas se terminan antes de lo que se hubieran terminado de otra manera. A continuación ocho acciones simples para delegar con éxito:
Acción 1: Decidir a quién delegar.
Acción 2: Mostrar a la persona el beneficio o la importancia de delegar la tarea.
Acción 3: Estudiar los diferentes aspectos de la tarea y decidir juntos el nivel de apoyo necesario para cada aspecto.
Acción 4: Tomar tiempo para capacitar a la persona en la tarea, si es necesario.
Acción 5: Darle tiempo a la persona para practicar la realización de la tarea en un entorno seguro, seguido de comentarios.
Acción 6: Luego la tarea se realiza bajo supervisión, si aplica.
Acción 7: Reunirse para ofrecer comentarios.
Acción 8: Celebrar lo que salió bien y animar a la persona.
Crear un equipo
Es importante buscar oportunidades para ayudar a su equipo a trabajar bien. Las siguientes actividades están diseñadas para ayudar a los miembros de un equipo a repasar las características del equipo, y determinar lo que podrían hacer para mejorar el modo en que trabajan juntos.
El juego del dibujo
Guía paso por paso
- Explíquele al grupo que todos van a pensar sobre el carácter y la naturaleza del grupo o de la organización.
- Invite a cada miembro a hacer un dibujo de un animal que en su opinión represente el carácter y la naturaleza del grupo.
- Coloque los dibujos en la pared y haga que cada persona presente su dibujo y explique por qué lo dibujó.
- Utilice un rotafolio o un pedazo grande de papel para anotar los temas comunes y las diferencias.
- Conversen sobre lo que esto podría significar en cuanto a cómo el grupo podría trabajar mejor en el futuro.
Consejos
- Asegúrese de que los dibujos sean lo suficientemente grandes para que todos puedan verlos.
- Si hay personas a quienes no les gusta dibujar, o no tienen la confianza para hacerlo, un abordaje alternativo sería darles imágenes de animales para que éstas seleccionen una y hablen sobre ella.
Revisión de proceso del equipo
Una manera de fortalecer su equipo es animar a los miembros del equipo a reflexionar sobre el modo en que han trabajado juntos. Este es un buen ejercicio para realizar después de un evento o de haber logrado una tarea específica. Después del evento, haga las siguientes preguntas a su equipo y luego sostengan un debate grupal sobre las respuestas ofrecidas.
- ¿Qué hizo su equipo que ayudó a terminar la tarea?
- ¿Qué cosas dificultaron la terminación de la tarea?
- ¿Qué haría diferente?
- ¿Qué aprendió sobre su eficacia como equipo?
