Liste de contrôle pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos réunions
Avant la réunion
- Assurez-vous que tout le monde comprenne pourquoi cette réunion a lieu.
- Annoncez à tout le monde la date de la réunion et laissez-leur suffisamment de temps pour planifier et se préparer.
- Communiquez l’ordre du jour et toute information complémentaire à l’avance si cela peut aider les gens et améliorer la réunion.
- S’il doit y avoir des présentations, laissez suffisamment de temps aux personnes qui doivent les faire pour se préparer.
- Prévoyez à manger et/ou à boire si vous pensez faire une pause.
- Préparez le lieu de la réunion : disposez les chaises de façon que les gens puissent se voir et que cela facilite une discussion ouverte.
Pendant la réunion
- Accueillez et présentez les nouveaux membres et les visiteurs.
- Écoutez-vous mutuellement.
- Interrompez les discussions inutiles qui distraient les gens de l’objectif principal de la réunion.
- Prenez des décisions.
- Encouragez tout le monde à participer.
- Le président de séance doit s’assurer que la réunion respecte l’ordre du jour.
- Surveillez l’heure si vous avez annoncé des horaires précis de début et de fin de réunion.
- Le président résume les points à retenir avant qu’une décision ne soit prise.
- Le secrétaire prend note des décisions prises et des personnes qui ont accepté une tâche.
Après la réunion
- Les participants clés à la réunion relisent le compte-rendu avant de le distribuer.
- Envoyez un rappel à tous les membres pour leur communiquer la date de la prochaine réunion.
- Envoyez le compte-rendu aux membres avant la réunion suivante.
- Prenez du temps pour déterminer l’ordre du jour de la réunion suivante.
La délégation
Un des rôles principaux d’un leader est de réfléchir à la délégation des tâches. Déléguer, c’est confier la responsabilité de certaines tâches à d’autres personnes. La délégation est une chose importante car elle réduit la charge de travail d’un leader et libère du temps. Cela rend chacun plus motivé, confiant et qualifié, et les tâches sont souvent achevées plus tôt qu’elles ne l’auraient été autrement. Voici huit actions simples pour déléguer avec succès :
Action 1 : Choisissez à qui déléguer.
Action 2 : Montrez à cette personne les avantages et/ou l’importance de la délégation de la tâche.
Action 3 : Examinez les différents aspects de la tâche et décidez ensemble du niveau de soutien nécessaire pour chacun des aspects.
Action 4 : Si nécessaire, prenez le temps de former la personne pour sa tâche.
Action 5 : Laissez à la personne du temps pour s’exercer à la tâche dans un environnement protégé, et faites suivre d’un compte-rendu.
Action 6 : Faites alors exécuter la tâche sous supervision, si besoin est.
Action 7 : Retrouvez-vous pour faire le compte-rendu.
Action 8 : Réjouissez-vous de ce qui s’est bien passé et encouragez la personne.
Consolider une équipe
Il est important de rechercher les occasions d’aider l’équipe à bien fonctionner. Les activités suivantes sont conçues pour aider les membres de l’équipe à faire le bilan du genre d’équipe qu’ils forment et à réfléchir à ce qu’ils pourraient faire pour mieux travailler ensemble.
Le jeu du dessin
Instructions
- Expliquez au groupe que chacun va réfléchir au caractère et à la nature du groupe ou de l’organisation.
- Invitez chacun à dessiner un animal qui, à son avis, représente le caractère et la nature du groupe.
- Placez les dessins sur le mur et demandez à chacun de présenter son dessin en expliquant son choix.
- Utilisez un tableau ou une grande feuille de papier pour noter les thèmes communs et les différences.
- Discutez de ce que cela peut vouloir dire dans la perspective d’un meilleur fonctionnement du groupe à l’avenir.
Conseils
- Assurez-vous que les dessins soient suffisamment grands pour que tout le monde puisse les voir.
- Si certaines personnes n’aiment pas dessiner, ou ne sont pas à l’aise, une autre approche consisterait à leur proposer des images d’animaux pour qu’elles en choisissent une et la commentent.
Bilan du processus d’équipe
Une façon de consolider votre équipe consiste à encourager ses membres à réfléchir à la façon dont ils ont travaillé ensemble. C’est un bon exercice à faire après un événement ou suite à l’accomplissement d’une tâche particulière. Après l’événement, posez à votre équipe les questions suivantes et organisez ensuite une discussion de groupe autour des réponses données.
- Quelles sont les actions de votre équipe qui ont contribué à l’achèvement de la tâche ?
- Quelles sont les choses qui ont entravé la réalisation de la tâche ?
- Que feriez-vous différemment ?
- Qu’avez-vous appris concernant l’efficacité de l’équipe ?
Les réunions peuvent parfois sembler longues et ennuyeuses. Cette liste de contrôle vous aide à réfléchir à ce que vous pouvez faire pour les rendre plus efficaces.
