Cómo registrar la información de forma eficaz

«¿Dónde puse eso?» O, incluso más típico: «¿Qué será lo que dice ahí?». Estas son mis quejas frecuentes a mi regreso de las visitas que hago a proyectos. Termino buscando desesperadamente importantes notas que estoy seguro de haber tomado mientras estaba sentado bajo un árbol en un pueblo. O, cuando sí las encuentro, me paso horas intentando averiguar qué significan realmente los garabatos que he apuntado en mi libreta.

Pensar con anticipación sobre cómo recopilar y almacenar la información puede ahorrarnos un alto grado de frustración y muchas horas de trabajo. Es algo que he aprendido de la amarga experiencia.

Papel y lápiz

Para muchos de nosotros, tomar notas con papel y lápiz sigue siendo la forma más frecuente de recopilar información que nos proporciona la gente con quienes nos reunimos en nuestros proyectos. No obstante, con frecuencia me resulta difícil registrar información exacta sobre lo que se está diciendo sin dejar de concentrar mi atención en la conversación. La mejor manera de solucionar este inconveniente es trabajar con un colega. Una persona puede concentrarse en la conversación mientras la otra toma notas.

Si esto no es posible, pregúntese qué tipo de notas realmente necesita tomar. Si solo quiere anotar los aspectos o temas principales, es posible que sea más recomendable ni siquiera intentar tomar notas durante la conversación. En su lugar, dedique unos diez minutos después de la reunión para anotar los aspectos clave mientras todavía recuerda lo conversado. 

Grabaciones de sonido

Si es importante que la información sea exacta o si necesita recoger citas textuales, considere la posibilidad de grabar la entrevista. Puede utilizar una grabadora digital de sonido o incluso su celular. Asegúrese de pedir permiso a la persona a quien va a grabar antes de hacerlo. Explíquele cómo se utilizará la grabación y qué ocurrirá con ella después. Por ejemplo, ¿la borrará inmediatamente después de la entrevista o la guardará como constancia? Si la guardará como constancia, piense en la manera en que protegerá la privacidad de la persona con quien haya hablado. 

Videos

Otra alternativa al registro por escrito de la información es la filmación de un video. Al llevar a cabo una evaluación, yo grabo en video una entrevista de un minuto de duración con cada uno de los miembros del equipo al final de cada jornada. En la entrevista, solo les pregunto sobre los principales aspectos que le han llamado la atención durante el día. Hallo que de esta manera se obtiene una idea breve e interesante que sintetiza los aspectos clave. Los videos también pueden utilizarse en presentaciones para ofrecer un resumen de la evaluación una vez concluida. Esto es mucho más fácil de digerir que un informe de 40 páginas.

Si usted quiere mostrar los videos a otras personas, la principal recomendación es invertir en un micrófono. No importa demasiado si su filmación no es de óptima calidad, pero un sonido claro es fundamental. Solo al ver el video es cuando se perciben todos los ruidos de fondo. Un micrófono sencillo, barato y de solapa mejorará inmediatamente la calidad de cualquier grabación.

Aplicaciones para el smartphone

Ahora existen muchas más alternativas al papel y lápiz. Existen muchas aplicaciones para smartphones destinadas a la recogida de datos. Estas aplicaciones son especialmente útiles si las preguntas de su encuesta tienen respuestas para seleccionar en lugar de muchas preguntas abiertas. En Tearfund, utilizamos mucho una aplicación para la recogida de datos llamada KoBoToolbox (ver la página de Recursos para más información). Es gratuita, confiable y muy fácil de utilizar. 

Conclusión

Tanto si a usted le resulta más cómodo utilizar papel y lápiz como si está considerando realizar grabaciones digitales, le ofrezco mis dos principales recomendaciones:

• Planee con anticipación cómo recopilará, gestionará, analizará y protegerá los datos.
• Revise sus notas o las grabaciones a la mayor brevedad posible después de la reunión. Lo ideal es que sea el mismo día. Mientras más tiempo deje pasar, más difícil será entender las notas tomadas a la rápida o recordar lo que se dijo en una parte poco nítida del video o la grabación.

David Couzens trabajó como asesor de eficacia de programas para Tearfund desde 2014 a 2016. Actualmente es funcionario de apoyo para programas nacionales para la iniciativa de consolidación de la paz de Tearfund.
Correo electrónico: [email protected]

Términos utilizados en este artículo

Aplicación programa informático para teléfonos celulares

Smartphone «teléfono inteligente» o celular con muchas de las funciones de una computadora. Suele tener una pantalla táctil, acceso a Internet y la posibilidad de utilizar aplicaciones (ver más arriba).