Control (Monitoreo) de Proyectos

por Jerry Adams.

¿Qué queremos decir con el control o el monitoreo de los proyectos?

Quiere decir que se controla cuidadosamente las actividades del proyecto durante un tiempo determinado.

¿Por qué se debe controlar un proyecto?

Si todos están dando lo mejor de sí, ¿por qué tendrían que ir mal las cosas?

Para cualquier tipo de proyecto se debe establecer propuestas y objetivos para poder trabajar lo mejor posible. Entonces se puede desarrollar un sistema para controlar todas las actividades, incluyendo las finanzas. Esto ayudará a que el personal del proyecto sepa cómo van las cosas, y también se podrá detectar a tiempo posibles dificultades o problemas.

¿Cómo se puede controlar un proyecto?

1 SENCILLAMENTE
Recuerde... el control es para apoyar la buena administración del proyecto y no es para ser una carga o un fastidio.

2 OBJETIVOS
Al principio debe plantear los objetivos del proyecto, incluyendo un presupuesto del costo probable (gastos).

3 PLANEE LAS ACTIVIDADES

• lo que se debe hacer
• cuándo se debe hacerlo
• quién estará involucrado en la ejecución
• qué recursos se necesitarán
• cuánto tiempo demorará para llevarlo a cabo
• cuánto costará

4 CONTROL (MONITOREO)
Planee la manera más adecuada de controlar el trabajo - que sea sencilla:

• reuniones
• agendas (diarios)
• informes sobre el progreso
• cuentas, informes sobre las finanzas.

Métodos de control (monitoreo)

INFORMES
Estos no tienen que ser largos. Su propósito debe ser claro - informar sobre las actividades y los logros. Arriba se ve un ejemplo de los registros llevados por ASHA en la India. Son registros claros y útiles que ayudan a saber exactamente lo que se ha logrado. Son cortos y pertinentes. Este tipo de informe les ayudará para sus planes futuros y sería un informe claro de lo que se ha llevado a cabo, para un gobierno o una agencia donante.

DIARIO/AGENDA
Esta es una manera útil de registrar información: se podría usar un lado de un cuaderno, por ejemplo, para los planes diarios o semanales. Al otro lado se podría escribir lo que ocurrió.
Llevar un diario o agenda de trabajo como éste también le ayudará a evaluar su propio trabajo. Del trabajo que está haciendo, ¿qué ayuda más y da resultados eficaces? Separe tiempo para preguntar a la gente de la comunidad sobre sus opiniones.

Semana del 20 de abril

1. Visitar a cuatro agricultores en la zona de Weega
2. Comprar 3 costales de semilla de "Serena" y pesar en bolsas para los grupos de agricultores.
3. Preparer material didáctico para el curso de la próxima semana sobre la preparación de semillero de vegetales.
4. Coordinar reunión con Centro de Salud para planear el huerto par nutrición

Resultados

1. Se visitó a 3 agricultores, el otro estaba en un velorio.
2. No habrá semilla de "Serena" hasta la próxima semana.
3. Se preparó el material.

4. Reunión exitosa. También se habló con trabajadores sanitarios en cuanto a proyecto de conejas y se coordinó visita al Centro Billa para observar proyecto de demonstración.

FINANZAS
Muchas veces las agencias donantes hacen una transferencia de fondos cada 3 meses o cada 6 meses que quizás no sea oportuna para los gastos presupuestados del proyecto. Es posible que se tenga que tomar en cuenta este hecho al planear los gastos. Presupuestos y planes cuidadosos serán de mucha ayuda en estos casos.

REUNIONES
La confianza y la seguridad son fundamentales. Existe la posibilidad de que se piense que el control (monitoreo) es un manera de vigilar a las personas. Debe ser un esfuerzo conjunto que involucre a todos de una manera u otra.

¡Use la información!

Para que el control sea un instrumento útil, se debe usar eficazmente, de varias maneras, la información reunida:

• Para mejorar la calendarización de las actividades.
• Para modificar los presupuestos.
• Para mejorar los planes futuros y la toma de decisiones.
• Para indicar tareas necesarias para el futuro.
• Para informar a otras agencias sobre las actividades, fomentar cooperación y publicidad.
• Para informar a las agencias de financiamiento sobre el avance y los planes futuros.

¿Ha elaborado usted métodos útiles de control (monitoreo) para su propio proyecto, que puedan servir de ayuda para los otros lectores? 

El informe ideal - como éste presentado por ASHA en la India - es corto y pertinente.

Jerry Adams trabaja en la Unidad de Evaluación de Proyectos de Tearfund. Mucho de su trabajo tiene que ver con la evaluación y el control de proyectos en todo el mundo.

Ejemplo

El personal del Centro de Salud A planea visitar un centro de capacitación para un curso que dura dos días. Suponen que todos aparecerán listos a la misma hora de trabajo de siempre. Cuando todo esté listo, simplemente parten y esperan llegar a tiempo, que haya suficiente dinero y que el curso sea útil.

El personal del Centro de Salud B planea asistir al mismo curso. La enfermera del Centro de Salud separa un tiempo para planear el viaje y plantear los objetivos. El viaje se planea para que la ruta, la cantidad de combustible necesaria y las horas de viaje se conozcan. Se calculan otros gastos y se planea para que hayan fondos suficientes. El personal sabe lo que necesitará para el curso y se le indica que debe llegar media hora antes de la partida para que haya tiempo para cargar. El personal también sabe lo que se espera conseguir del curso de capacitación. Se planea una reunión para dos semanas después del viaje para conversar sobre la efectividad del curso y si fue útil o no.

¿Cuál Centro de Salud obtendrá mejores ventajas y resultados del curso de capacitación y por qué?