La Surveillance des Projets

par Jerry Adams.

Que signifie cette expression?

Cela veut dire, observer l’évolution et noter les activités d’un projet pendant une durée déterminée.

Pourquoi le faire?

Si tout le monde fait de son mieux, il n’y a pas de raison pour que tout ne marche pas bien?

Pour fonctionner à son potentiel maximum, tout projet a besoin de se fixer des buts et objectifs. Donc, un système de surveillance devrait être instauré pour vérifier les différentes activités, y compris les finances. Ceci aidera le personnel à savoir comment vont les choses et les avertira assez tt de problèmes ou difficultés possibles.

Comment contrôler un projet?

1 Rester simple Rappelez-vous… la surveillance est censée être une aide et non pas une charge à la bonne marche d’un projet.

2 Objectifs Décider clairement, au début, des objectifs du projet y compris du budget du coût probable (dépenses).

3 Planifier les activités

• ce que l’on doit faire
• quand on doit le faire
• qui va le faire
• quelles ressources y sont nécessaires
• combien de temps cela prendra
• combien cela coûtera

4 Surveillance, contrôle Décider de la manière appropriée pour contrôler le travail - encore une fois, rester simple:

• réunions
• journaux (livres journaliers)
• rapports des progrès accomplis
• comptes et rapports financiers

Le rapport idéal - comme celui-ci écrit par ASHA en Inde - est court et va droit au but

Des méthodes de surveillance

RAPPORTS Ils n’ont pas à être très longs. Leur but doit être clair - c’est un rapport sur des activités et des résultats obtenus. Ci-dessus un exemple de rapports écrits par ASHA en Inde. Ils offrent un rapport clair et utile de ce qui a été exactement réalisé. Ils sont brefs et clairs. Ce type de rapport les aidera à l’avenir à planifier et informer clairement le gouvernement ou des sponsors de ce qui s’est passé.

Journaux Une méthode utile pour enregistrer l’information serait d’utiliser la page gauche d’un carnet par exemple pour y inscrire des projets journaliers ou hebdomadaires, et utiliser la page d’en face pour inscrire ce qui s’est effectivement passé.
Tenir un carnet de travail de ce type vous aidera aussi à évaluer votre propre travail. Que faites vous de très utile qui efficacement donne des résultats? Prenez le temps de demander aux gens de la communauté ce qu’ils en pensent.

Semaine du 20 avril au...
1. Visite 4 fermiers dans la région de Weega.
2. Acheter 3 sacs de semences Serena et les peser pour répartir dans des sacs pour des groupes de fermiers.
3. Préparer des ressources pour les cours à donner la semaine prochaine sur la préparation des semis de légumes en planches
4. Organiser une réunion avec le Centre Santé pour planifier un jardin potager.

Résultants
1. Seulement 3 fermiers contractés.
L'autre à un enterrement.
2. Semences Serena pas disponsibles jusq'à la semaine prochaine.
3. Ressources préparées.
4. Réunion réussie. Aussi parlé au personnel de santé d'un projet de lapins et avons organisé visite au Centre de Billa pour voir un projet de démonstration.

Finances Les agences donatrices transfèrent souvent des fonds tous les trois ou six mois, ce qui ne convient pas nécessairement aux prévisions de dépenses du projet. La planification des dépenses devra peut-être prendre cela en considération. Un budget et une planification soignés seront précieux en cela.

Réunions Avoir confiance en soi et faire confiance aux autres est vital. Il se peut que la surveillance soit perçue comme une vérification des uns par les autres. Cela doit être un effort commun où tout le monde s’implique d’une façon ou d’une autre.

Utilisez l’information!

Afin que la surveillance soit un outil utile, l’information recueillie doit être utilisée réellement de toutes sortes de façons:

• Faire que les moments choisis pour certaines activités soient mieux planifiés.
• Ajuster les budgets.
• Améliorer les planifications futures et les prises de décisions.
• Indiquer les endroits où le travail futur est nécessaire.
• Informer les autres organismes d’activités pour encourager la coopération et la publicité.
• Informer les organismes qui vous financent de vos progrès et futurs projets.

Avez-vous développé des méthodes utiles de surveillance de vos propres projets qui pourraient servir à d’autres lecteurs?

Jerry Adams travaille dans l’Unité d’Évaluation de Projets à Tear Fund. Une grande partie de son travail consiste à évaluer et contrôler des projets dans le monde entier.

Exemple

Le personnel d’un Centre de Santé A projette une visite dans un centre de formation pour deux jours de formation. Ils présument que tout le monde arrivera prêt et à l’heure normale pour le travail. Quand tout est prêt, ils s’en vont comme ça, et espèrent qu’ils arriveront tous en temps voulu, qu’il y aura assez d’argent et que le stage sera utile.

Le personnel du Centre de Santé B projette le même stage. L’infirmière du Centre de Santé passe un moment à organiser la sortie et fixer les objectifs. Le voyage est organisé de façon à ce que la route, la quantité de carburant et le temps nécessaire au voyage soient connus. Les autres dépenses sont établies et organisées de façon à ce que les fonds soient suffisants. Le personnel est averti de ce dont ils auront besoin pour le stage et on leur demande d’arriver une demie heure avant le départ afin de tout préparer. On avertit aussi le personnel de ce qu’il devrait retirer du stage. Une réunion est organisée deux semaines après le stage pour faire le bilan de la visite et savoir si cela a été utile et a bien marché.

Lequel de ces deux Centres de Santé a la plus grande chance de trouver ce stage utile et pourquoi?