por Lorna Campbell.
Paso a Paso 11 examinó el proceso de monitoreo de proyectos y de cómo llevar los registros. Aquí se enfatizó la importancia de tener un sistema de información que le recuerde a Usted, y a la vez, haga saber a los demás, de lo que está sucediendo en el proyecto. Un uso importante de la información apuntada en los registros de monitoreo es para evaluar el desarrollo del proyecto. ¿Qué significan estos dos procesos?
MONITOREO
...de las actividades que se están realizando en el proyecto y de las finanzas del proyecto. El monitoreo demuestra lo que se está haciendo, en cuáles pueblos, en qué momento y por quiénes. Nos muestra si estamos al día con el cronograma y el presupuesto del proyecto.
EVALUACIÓN
...una medida o un juicio de cómo está marchando el proyecto y si está cumpliendo sus objetivos.
Recopilando información
Cierto tipo de información necesaria para una evaluación se podrá extraer del registro de monitoreo. Esta incluirá registros de ingresos físicos. Por ejemplo...
- Total del dinero gastado en diferentes partes del proyecto
- Número de pozos de agua potable instalados en pueblos designados
- Cantidad de medicinas que se vendieron o distribuyeron a centros de salud o comunidades designadas
- Número de cursos de capacitación realizados.
Sin embargo, también se necesita otra clase de información importante sobre el tipo y la calidad de trabajo que se lleva a cabo en el proyecto. Registrar esto no es fácil. Por lo tanto, una evaluación normalmente incluirá visitas de campo para recopilar información. Estas visitas deberán investigar cómo se han utilizado los ingresos del proyecto en la práctica y si realmente han beneficiado al grupo meta. Este tipo de información puede incluir los siguientes puntos, por ejemplo:
- Qué familias beneficiaron del proyecto
- Qué familias fueron excluidas
- Modelos de uso de un recurso comunitario (tales como un molino o un pozo)
- Uso de y acceso a un centro de salud
La evaluación se debe llevar a cabo en etapas regulares, pues así saldrán a relucir los éxitos y los problemas del proyecto. Esto servirá como pauta para la siguiente etapa o fase. La evaluación no se debe ver como algo que hacen los de afuera para ‘vigilar un proyecto’. Más bien debe ser realizada por los que trabajan en el proyecto mismo.
Nunca se olvide que la evaluación sólo se puede llevar a cabo si se establecen metas y objetivos claros al comienzo del proyecto, contra los cuales se puedan medir los resultados y la ejecución.
Mapas de las comunidades
No siempre se necesitan realizar grandes (y costosas) encuestas. Se puede realizar una evaluación efectiva reuniendo información de la misma gente del proyecto.
En Nepal descubrimos que mapas de la zona, trazados por los habitantes, eran una forma muy efectiva para recaudar información. La participación comunitaria es clave para el éxito de un proyecto. Métodos sencillos para trazar mapas se pueden usar como un audiovisual, para ayudar a los habitantes a conversar sobre el progreso e involucrarlos en la evaluación del trabajo del proyecto.
La idea puede parecer difícil al principio. Sin embargo, no estamos hablando de mapas precisos hechos a escala, sino diagramas que demuestren lo que está ocurriendo en la comunidad y con el proyecto. Los habitantes del pueblo están muy conscientes de lo que está ocurriendo alrededor de ellos.
El objetivo es recopilar información sobre el proyecto dejando que la comunidad traze sus propios mapas del área del proyecto. Podrán indicar en el mapa lugares específicos, edificios y actividades que sean interesantes para su evaluación. También se incluirán aspectos del proyecto que la comunidad considere importantes.
Materiales que se necesitan
Los mapas se pueden trazar usando una variedad de materiales. Elija lo que le parezca; dibujar mapas en el suelo o en papel.
MAPA EN EL SUELO
Se puede usar un trozo de carbón para trazar el contorno del mapa. Detalles como las casas, el centro de salud, la escuela o calles se pueden indicar con piedras, polvo de colores, hojas, palitos, flores, frijoles, granos o paja. Si se traza el mapa en el suelo es una buena idea hacer un bosquejo de éste en un cuaderno para tenerlo como una memoria de la discusión.
MAPA DE PAPEL
Se puede usar un pliego de papel grande y una selección de marcadores, tizas o crayolas de colores. Este método se debe usar únicamente si las personas se sienten cómodas usando lápices y papel. La desventaja de usar papel es que los errores no se pueden cambiar fácilmente.
Duración
Hacer el mapa, demorará por lo menos una hora. Si hay bastante discusión, la reunión puede durar de dos a tres horas. Por lo general, cuantas más personas hayan trazado el mapa, más se demorará la discusión.
Pasos a seguir...
1 ESTABLECER METAS
Decida cuál es la información clave que desea recaudar antes de reunirse con los habitantes de la comunidad.
2 PARTICIPACIÓN DE LA COMUNIDAD
Explíqueles lo que está tratando de hacer a un grupo pequeño de personas (preferiblemente tres o cuatro personas) que hayan estado involucradas en el proyecto. Pídales que le ayuden a dibujar un mapa. Explique exactamente lo que quiere incluir en el mapa. Esto dependerá del tipo de trabajo que esté evaluando. Por ejemplo, pueda ser que requiera detalles sobre uso de la tierra, tenencia, áreas plantadas con árboles para leña o forraje para animales, o el uso de fuentes de agua potable. Quizás quiera identificar aquellas familias que aún no hayan usado los programas de salud.
3 DISCUSIÓN
Un elemento importante en este tipo de ejercicio es la discusión que se va desarrollando mientras se traza el mapa. Siempre surgirán preguntas y se agregará más información. Esto a menudo puede ayudar a identificar problemas y áreas de conflicto en la comunidad que quizás sean factores importantes en el éxito del proyecto. El escuchar este tipo de discusión le proveerá con una serie de puntos interesantes que necesitarán mayor discusión dentro del proyecto y la comunidad en general.
4 VERIFICANDO
Una vez que el primer grupo haya completado el mapa inicial, lo debe discutir con un segundo grupo del pueblo. Sin duda ellos proveerán más información y servirán para verificar el trabajo del primer grupo. Quizás prefiera que hagan otro mapa o que añadan información al primer mapa. No hay reglas estrictas - use su propio juicio. Piense cuidadosamente a quiénes selecciona para dibujar el mapa - sobre todo si es un pueblo grande. Verifique su información cuidadosamente con diferentes sub-grupos del pueblo.
5 PRESENTACIÓN
Una vez que varios grupos peque–os del pueblo hayan dibujado mapas y una vez que se hayan mantenido discusiones de seguimiento, los resultados de todas las actividades y las discusiones se deben presentar a la comunidad entera durante una asamblea. Esto permitirá que se hagan las últimas correcciones y comentarios. Los resultados se tendrán que tomar en cuenta cuando se planifiquen y mejoren las futuras actividades del proyecto.
6 INFORMES
Una vez que se haya completado el trabajo de campo, se hayan dibujado los mapas, junto con apuntes explicando tanto los mapas como las discusiones, éstos se deberán archivar en la oficina del proyecto, pues servirán como referencia para nuevo personal del proyecto y para agencias donantes.
Ventajas de mapas
- El uso de mapas es un método rápido y barato para obtener información a nivel comunitario y puede servir como un punto de partida para su evaluación. No se puede realizar una evaluación simplemente con mapas, pero sin embargo estos pueden proveer información valiosa sobre cómo está progresando el proyecto. Además de esta forma, se pueden identificar las áreas problemáticas que luego se tendrán que investigar más a fondo.
- El uso de mapas se puede utilizar en la fase de planificación de un proyecto y en la de evaluación.
Estudios de caso del uso de mapas
Se incluyen detalles de dos proyectos en Nepal, en los cuales usamos mapas para obtener información. Estos describen el tipo de información que se incluyó en los mapas.
Cartografía ¡observe lo que sucede!
- ¿Quién está dibujando el mapa?
- ¿Cuál es su relación con los que le rodean?
- Observe quién no toma parte en la discusión. Hable con ellos también.
- ¿Qué tipo de relación existe entre los que están involucrados en la discusión?
- No se olvide del efecto que pueda tener su propia presencia como alguien de afuera.
Apunte sus observaciones tan pronto sea posible.
Lorna Campbell cursó estudios en investigación agrícola y extensión. Ha trabajado en las Filipinas y con el Centro de Investigación Agrícola de Pakribas en Nepal. Ahora trabaja con una agencia de desarrollo rural en Escocia - The Highlands and Islands Enterprise, 20 Bridge Street, Inverness, IV1 1QR, Escocia, Gran Bretaña.
