1 ASIGNANDO TAREAS
Todo proyecto está compuesto de tareas o de actividades. Para que el proyecto tenga éxito, antes de todo es necesario planificar con cuidado las tareas y luego organizarlas en orden de prioridad. La siguiente forma puede servir para presentar algunas ideas útiles a su grupo o al personal de proyecto.
Divida a las personas en grupos pequeños y pídales que planifiquen una tarea muy sencilla - como por ejemplo, preparar una taza de té. Después de cinco minutos pida un informe de los grupos. Converse sobre las diferentes maneras que se usaron para planificar la misma tarea.
Pida a los mismos grupos que se formen nuevamente y asígneles una tarea más difícil de planificar - preferiblemente algo relacionado con su trabajo.
Por ejemplo, para promotores de salud...
- ‘En su programa se ha decidido junto con la comunidad construir dos letrinas por mes. Haga una lista en orden de prioridades de los trabajos que usted y la comunidad tendrán que hacer.’
O para grupos de agricultores...
- ‘La comunidad ha pedido asistencia con la plantación de árboles. Haga una lista de las prioridades que se deberán realizar para que la plantación de árboles tenga éxito.’
Después de diez minutos, compare los resultados de los grupos. Juntos, preparen una sola lista de tareas en orden de prioridades.
Ahora presente la idea de las Preguntas de los Cinco Dedos. Si estas preguntas se contestan en el orden correcto, cada tarea se llevará a cabo eficazmente.
¿QUÉ es la tarea que está planificando? ¿Por qué es necesaria?
¿CÓMO se llevará a cabo la tarea? ¿Qué recursos se necesitan?
¿QUIÉNES llevarán a cabo el trabajo? ¿Necesitarán capacitación?
¿DÓNDE se realizará el trabajo?
¿CUÁNDO se llevará a cabo el trabajo? ¿Cuánto tiempo demorará?
Escoja solamente una de las tareas de la lista y muestre cómo estas Cinco Preguntas se pueden usar eficazmente para planificar el trabajo. Forme nuevamente los mismos grupos y pida que usen las cinco preguntas para otra de las tareas de la lista de prioridades.
Deje tiempo para que los grupos puedan discutir y hacer preguntas.
Conclusiones....
- En cada proyecto se debe decidir junto con la comunidad qué tareas se necesitan realizar para ejecutar el proyecto.
- Haga las Cinco Preguntas para cada tarea de la lista.
2 Le estructura del proyecto
El propósito de la estructura del proyecto es asegurar una planificación detallada de las actividades de todo el proyecto. A diferencia del método anterior, éste incluye monitoreo (llevar registros constantes y la modificación del trabajo) y evaluación (medir el éxito del trabajo). La estructura se establece al inicio del proyecto y se va modificando a medida que sea necesario. Es recomendable exponer la estructura en una de las paredes de la oficina del proyecto.
Esta manera de planificar el trabajo del proyector será muy útil para las agencias donantes. Si su proyecto nunca ha tenido un plan general, no es muy tarde para empezar. Muchas veces un proyecto tendrá más de una etapa – por ejemplo, una etapa podría durar tres años. Se puede plantear una nueva estructura para cada etapa del proyecto. La planificación de una etapa tomará tiempo y lo ideal es que todos los que trabajan en el proyector estén involucrados en la planificación desde el comienzo.
1 Planificación de proyectos Esto se realiza al comienzo del proyecto.
- Primero se establecen las metas y los objetivos más amplios del trabajo.
- Luego es necesario decidir cuáles son los objetivos del proyecto ¿Qué beneficios traerá?
- Ahora, haga una lista de las tareas en orden de prioridad (véase arriba).
- Por último, haga una lista de los recursos que necesitará el proyecto.
2 Señales de progreso ¿Cómo podrán saber los trabajadores del proyecto si el trabajo está avanzando según lo planificado?
¿Qué señales indicarán progreso en las diferentes etapas? Si se establecen indicadores medibles de progreso, esto permitirá que el personal del proyecto pueda medir más adelante el éxito de su trabajo.
3 Condiciones, riesgos y suposiciones
Al planificar el trabajo del proyecto, se tendrá que suponer que ciertos aspectos (tales como el financiamiento para sueldos) continuarán, o que, por ejemplo, no habrá ninguna epidemia de enfermedad o de plagas. Considere bien cuáles cosas se está dando por supuesto. Quizás los riesgos sean tan grandes que no sea conveniente que el proyecto continúe. Tal vez, trabajando de otra forma involucre menos riesgo.
4 Monitoreo del progreso
Esta cuarta columna se llena más adelante, una vez que el trabajo esté en marcha. Se podrá obtener una indicación confiable de éxito mediante las discusiones con la misma comunidad. ¿Qué se ha logrado en términos reales? Según ellos, ¿qué es lo que ha mejorado? ¿Es verdad que el proyecto ha alcanzado sus objetivos? ¿Qué alcance han tenido los efectos o resultados? Complete esta columna de la estructura junto con la comunidad y el personal del proyecto.
Recuerde siempre que la estructura del proyecto no es un plan fijo. Se puede adaptar o cambiar en cualquier etapa del trabajo. Si, por ejemplo, una de las condiciones que se han asumido como ciertas fracasa – como el financiamiento para un vehículo – será necesario volver a diseñar el proyecto. Si más adelante se ve que una de las metas no se está cumpliendo, pueda ser que se tenga que cambiar los objetivos del proyecto.
Si lo que hemos estado describiendo no suena apropiado para su tipo de trabajo y usted está confundido, observe la tabla siguiente donde se presenta la estructura para un proyecto imaginario, y quizás esto le ayude a comprender la utilidad de este enfoque.
Este ejercicio extraído del Facilitator’s Manual for the Training of Trainers se usó con el gentil permiso de la Asociación CBHC de Uganda.
Ejemplo trabajado: Estructura para un proyecto de crianza de conejos
Un centro de salud ha estado trabajando exitosamente en una región aislada durante varios años. Sin embargo, la desnutrición todavía es el problema principal para los niños y las mujeres. No hay animales pequeños que puedan mejorar la dieta de la gente. La comunidad ha pedido que se introduzcan conejos a la zona. Hay bastante forraje y mucho interés en aprender sobre la crianza de conejos. El centro de salud invita al proyecto agrícola cercano a que le ayude a planificar el trabajo.
Esta es la primera estructura del proyecto que plantearon juntos.
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1. Plan de proyecto |
2. Indicadores medibles de progreso |
3. Condiciones, riesgos y suposiciones |
4. Evaluacion de progresso (2 anos despues) |
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Metas generales del proyecto |
Mejorar la nutrición |
1. Nutrición infantil mejorada 2. Menos niños transferidos a la unidad de desnutrición del hospital
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Que la mayoría de carne de coneja sea utilizada para cocinar en casa y no para la venta |
2. Reducir el número de niños referidos de 69 a 45 en la zona local |
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Objetivos del poyecto |
1. Diseñar y poner en prueba jaulas para conejas y métodos de crianza apropriados al ambiente de la comunidad 2. Capaciter a mujeres como facilitadoras para la crianza de conejos
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1. Jaulas de conejos en uso 2. Por los menos 15 facilitadoras capacitadas - una por pueblo. Demanda de capacitación y conejos en la zona del proyecto
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1. Que se encuentren jaulas y métodos de crianza apropiados para las condicions del pueblo 2. Que las facilitadoras transmitan sus nuevas habilidades y conocimientos
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1. El diseño de jaulas parece ser apropiado - otros diseños se desarrollan en ostros pueblos. 2. Todos menos un pueblo. El proyecto ahora no puede proveer suficientes crías para satisfacer la demanda. Las facilitadores también están proveyendo crías |
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Tareas del proyecto |
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1. Extensionistas trabajando 2. 22 mujeres selecccionadas 3. El equipo capacitado y efectivo en sus comunidades 4. Contactos y visitas organizadas 5. Fuentes encontrades. Suficientes conejos para carne y crianza. |
1-3 Compromiso de los extensionistas y las facilitadoras. 5. Que se puedan encontrar fuentes apropiadas de cepa. Pocas enfermedades y problemas de animales de rapiña
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1. Ambos extensionistas aún empleados 2. 18 mujeres completaron su capacitación 3. El éxito de las mujeres con los conejos es variado. Algunas pasan información a otras. 4. Contactos útiles - tres visitas de las aprendices a otros productores de conejos 5. No se está comprando nueva cepa. |
Recursos |
1. Sueldos para dos empleados 2. Crianza de conejos 3. Materiales para jaulas de conejos 4. Dos bicicletas
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1. Sueldos pagados 2. Suficiente cepa comprada 3. Jaulas de conejo en uso |
1-4 Financiamiento logrado. La inflacín subirá dentro del presupuesto 2. La cepa será de acuerdo a las condiciones del pueblo
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1-4 No quedan fondos. Aú se están pagando sueldos - para terminar dentro de un año 4. Bicicletas aún en buen estado
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Evaluación
Después de dos años, se reunieron con la comunidad para evaluar el éxito de su trabajo (los resultados se pueden ver en la columna cuatro). Se observó que muchos de los conejos se usaban para la venta por su carne y piel y no para consumo en el hogar. Se decidió que la meta general debería incluir el incremento del ingreso familiar, además de mejorar la nutrición. Se introdujo la capacitación sobre la compra de alimentos más nutritivos.
El financiamiento se tendría que reducir – no habría nuevos fondos para sueldos – una pequeña suma estaría disponible para nueva cepa, bicicletas y materiales de construcción. Era indispensable capacitadas estarían ahora en condiciones de transmitir sus conocimientos en crianza de conejos a otros. El proyecto deberá ser autosuficiente dentro de dos años.
La estructura tendría que ser rediseñada para los próximos dos años. Como un ejercicio de grupo, plantee una nueva estructura de proyecto.
