Las organizaciones tienen la obligación de administrar y reportar el uso que hacen del dinero con honestidad y transparencia, conforme a las leyes y regulaciones vigentes. Esto se conoce como responsabilidad financiera.
Las personas a las que se les confía la responsabilidad de gestionar el dinero en nombre de otros deben ser capaces de demostrar que son buenas administradoras de lo que se les ha confiado. También deben estar protegidas de la tentación de utilizar el dinero para fines personales.
Entre las personas a las que se les confían responsabilidades financieras se encuentran quienes trabajan en el departamento de finanzas de una ONG o en la tesorería de una iglesia o de un grupo comunitario, como un grupo de ahorro o un comité de gestión de agua.
En general, el tesorero o la tesorera es responsable ante el grupo que posee los fondos, por ejemplo, el liderazgo de una ONG, de una iglesia o los miembros de un grupo comunitario. Es importante que quienes confían esta responsabilidad al tesorero o tesorera establezcan mecanismos eficaces para minimizar el riesgo de robo, proteger a la persona en este rol y facilitar la detección de posibles errores en los registros contables.
Pasos prácticos
El presupuesto
Darle al tesorero o la tesorera un presupuesto que detalle el ingreso previsto para un determinado período de tiempo (por lo general, un año) y cómo se deberá utilizar el dinero.
Este presupuesto debe ser acordado por los representantes del grupo. En una ONG o iglesia, podría tratarse de las personas en puestos de liderazgo o de la junta directiva. En los grupos comunitarios pequeños, el presupuesto puede ser acordado por todos los miembros del grupo.
Los pagos
Adopte un sistema mediante el cual los pagos deban ser autorizados por más de una persona. Esto reduce las posibilidades de que se haga una mala utilización de los fondos. Por ejemplo, se puede abrir una cuenta bancaria en la que deban firmar dos personas para poder emitir cheques.
Los registros
El tesorero o la tesorera debe llevar un registro preciso y exhaustivo de todas las transacciones financieras. Entre ellas, los ingresos (el dinero que entra), los gastos (el dinero que sale) y el dinero que la organización toma prestado o que presta. Todo esto debe registrarse al momento de recibir o desembolsar el dinero para evitar confusiones posteriores.
Es importante guardar los comprobantes que respalden cada transferencia de dinero en un lugar seguro. Por ejemplo, facturas, recibos de pago, libros contables y estados de cuenta bancarios. Los recibos deben firmarse y deben contar con el sello de la organización o bien utilizar papel membretado. Deben incluir la fecha, el valor y el tipo de transacción. Los libros contables contienen información acerca de todas las transacciones financieras.
La protección del dinero
Guarde el dinero y los registros de las transacciones financieras en un estante o caja chica que tengan llave y asegúrese de que pocas personas tengan acceso a ellos. Esto es de gran ayuda al tesorero o la tesorera, ya que limita el acceso a los fondos y facilita el seguimiento del dinero y el mantenimiento de registros precisos.
Las tareas de administración relacionadas con las finanzas (como contar dinero) deben ser llevadas a cabo por más de una persona para reducir el margen de error o el mal uso intencional de los fondos.
Se debe abrir una cuenta bancaria especialmente para las finanzas de la organización. Se debe depositar en el banco el dinero que no se necesita de forma inmediata y se debe pedir un comprobante de depósito. No se debe guardar dinero en cuentas bancarias personales.
Los controles y los informes
Se deben revisar las cuentas con regularidad, por ejemplo, de forma mensual. Si el tesorero o la tesorera se excede en los gastos o gasta en cosas que no figuran en el presupuesto, debe dar explicaciones al respecto. De la misma manera, se le debe pedir explicaciones cuando gasta menos de lo presupuestado, ya que esto podría significar que los objetivos del grupo no se están cumpliendo.
Al final del año, las transacciones financieras deben coincidir con el monto presupuestado, a menos que el grupo más amplio haya aprobado cambios.
Las ONG y las iglesias con grandes sumas de dinero deben programar que un contador independiente haga una auditoría anual de sus registros financieros. El auditor verifica todos los registros y determinará si los registros contables están incompletos o si han sido mal manejados.
Los informes ayudan a monitorear el progreso en función del presupuesto. Pueden ayudar al tesorero o la tesorera a demostrar que se ha hecho un correcto uso del dinero y son útiles a la hora de recaudar fondos o hacer reportes para los donantes.
