Il incombe aux organisations de gérer et de rendre compte de leur utilisation de l’argent avec honnêteté et transparence, dans le respect de la législation et de la réglementation en vigueur. C’est ce qu’on appelle la redevabilité financière.
Les personnes chargées de gérer de l’argent pour autrui doivent être en mesure de prouver qu’elles gèrent correctement ce qui leur a été confié. Elles doivent également être protégées de la tentation d’utiliser l’argent à des fins personnelles.
Les personnes à qui sont confiées des responsabilités financières comprennent le personnel du département des finances d’une ONG, le trésorier d’une Église, ou le trésorier d’un groupe communautaire, comme un groupe d’épargne ou un comité de l’eau.
De manière générale, le trésorier rend des comptes aux représentants du groupe qui détient les fonds. Il peut s’agir des dirigeants d’une ONG, de responsables d’Église ou des membres d’un groupe communautaire. Il est important que ceux qui confient cette responsabilité au trésorier mettent en place des mécanismes efficaces pour minimiser le risque de vol, protéger le trésorier lui-même et déceler les éventuelles erreurs dans les comptes.
Mesures concrètes
Fournir un budget
Fournissez au trésorier un budget qui indique les recettes prévues sur une période donnée (généralement une année), et la manière dont cet argent sera utilisé.
Ce budget doit être approuvé par les représentants du groupe. Dans une ONG ou une Église, il peut s’agir de l’équipe de direction ou du conseil d’administration. Dans les petits groupes communautaires, le budget peut être approuvé par tous les membres du groupe.
Paiements
Mettez en place un système nécessitant plusieurs autorisations pour les paiements. Cela permet de réduire les possibilités de fraude. Par exemple, un compte bancaire peut être ouvert avec obligation de deux signatures sur les chèques.
Tenir des registres minutieux
Le trésorier doit consigner de manière exacte et exhaustive toutes les opérations financières. Celles-ci comprennent les recettes (l’argent qui rentre), les dépenses (l’argent qui sort) et l’argent emprunté ou prêté par l’organisation. Elles doivent être enregistrées au moment de l’encaissement ou du paiement afin d’éviter toute confusion ultérieure.
Les pièces justificatives de toutes les opérations financières doivent être conservées en lieu sûr. Il s’agit des factures, des reçus, du livre comptable et des relevés bancaires. Les reçus doivent être signés, tamponnés par l’organisation ou rédigés sur du papier à en-tête officiel. Ils doivent indiquer la date, le montant et le type de transaction. Le livre comptable contient les informations relatives à toutes les opérations financières.
Protéger l’argent
Les espèces et les registres des transactions financières doivent être conservés dans un meuble qui ferme à clé ou une caisse, dont un nombre limité de personnes a accès à la clé. Cela protège le trésorier, car plus les personnes pouvant accéder aux fonds sont nombreuses, plus il est difficile de suivre les mouvements d’argent ou de garantir l’exactitude des comptes.
Les tâches relatives à l’administration financière (comme la comptabilisation de l’argent) doivent être effectuées par plus d’une personne afin de réduire le risque d’erreurs ou de détournement de fonds.
Ouvrez un compte en banque réservé aux fonds de l’organisation. Apportez dès que possible à la banque l’argent dont vous n’avez pas immédiatement besoin en demandant un reçu. Ne déposez pas l’argent sur un compte bancaire personnel.
Contrôle et rapports
Vérifiez régulièrement les comptes, une fois par mois, par exemple. Si le trésorier dépasse le budget, ou dépense de l’argent pour des choses qui n’y figurent pas, il ou elle devra en rendre compte. De même, si le trésorier dépense moins que ce qui a été budgétisé, des questions doivent lui être posées, car les objectifs du groupe pourraient ne pas être atteints.
À la fin de l’année, les transactions financières doivent correspondre au montant budgétisé, à moins qu’entre-temps des changements aient été approuvés par l’ensemble du groupe.
Les ONG et les Églises qui ont d’importantes recettes doivent être soumises à une vérification annuelle de leurs comptes par un comptable indépendant. Ce dernier vérifie toutes les écritures et pourra identifier toute écriture incomplète ou mauvaise gestion financière.
Les rapports permettent d’évaluer la progression par rapport au budget. Ils permettent au trésorier de montrer que l’argent a été correctement utilisé, et ils sont utiles pour recueillir des fonds et rendre des comptes aux donateurs.
