As organizações são responsáveis por gerir e informar como usam o dinheiro de forma honesta, clara e de acordo com as leis e os regulamentos. Isso é conhecido como “responsabilidade financeira”.
As pessoas encarregadas de gerir dinheiro em nome de outros devem ser capazes de mostrar que estão atuando como bons administradores daquilo que lhes foi confiado. Elas também devem ser protegidas contra a tentação de usarem o dinheiro para fins pessoais.
Entre as pessoas com responsabilidade financeira, podemos citar: os funcionários do departamento financeiro de uma ONG ou o/a tesoureiro/a de uma igreja ou de um grupo comunitário, como um grupo de poupança ou um comitê de gestão de água.
O/A tesoureiro/a geralmente presta contas aos representantes do grupo que detém o fundo, por exemplo: liderança de ONGs, líderes de igrejas ou membros de grupos comunitários. É importante que as pessoas que delegam a responsabilidade ao/à tesoureiro/a implementem processos eficazes para reduzir o risco de roubo, proteger o/a tesoureiro/a e ajudar a detectar erros nos registros contábeis.
Medidas práticas
Forneça um orçamento
Forneça ao/à tesoureiro/a um orçamento especificando qual é a receita esperada durante um determinado período de tempo (geralmente um ano) e como o dinheiro deve ser utilizado.
Esse orçamento deve ser acordado pelos representantes do grupo. Em uma ONG ou igreja, os representantes podem ser a equipe de liderança ou o corpo administrativo. Em pequenos grupos comunitários, o orçamento pode ser acordado por todos os membros do grupo.
Pagamentos
Implemente um processo em que os pagamentos precisem ser autorizados por mais de uma pessoa. Isso reduz a oportunidade de uso indevido dos fundos. Por exemplo, pode-se criar uma conta bancária em que sejam necessárias duas assinaturas nos cheques.
Mantenha registros cuidadosos
O/A tesoureiro/a deve manter registros precisos e completos de todas as transações financeiras. Essas incluem as receitas (entradas de dinheiro), as despesas (saídas de dinheiro) e o dinheiro que a organização pediu emprestado ou emprestou a outros. Essas transações financeiras devem ser registradas no momento do recebimento ou do pagamento para evitar confusões mais tarde.
Os documentos comprovativos de cada transferência de dinheiro devem ser mantidos em um local seguro. Os tipos de documentos comprovativos incluem faturas, recibos, livro de contas e extratos bancários. Os recibos devem ser assinados, marcados com o carimbo da organização ou emitidos em papel timbrado oficial. Eles devem incluir a data, o valor e o tipo de transação. O livro de contas contém informações sobre todas as transações financeiras.
Mantenha o dinheiro em segurança
Mantenha o dinheiro e os registros das transações financeiras em um armário ou caixa com tranca, com apenas algumas pessoas designadas para ficarem com as chaves. Isso protege o/a tesoureiro/a, pois quanto mais pessoas tiverem acesso aos fundos, mais difícil será controlar o dinheiro ou garantir a precisão dos registros.
As tarefas de administração financeira (como contar o dinheiro) devem ser realizadas por mais de uma pessoa para reduzir os erros ou o uso indevido intencional de fundos.
Abra uma conta bancária específica para o fundo. Deposite o dinheiro que não for necessário imediatamente no banco o mais rápido possível e obtenha um recibo. Não guarde o dinheiro na conta bancária pessoal de ninguém.
Monitore e prepare relatórios
Verifique as contas regularmente, por exemplo, todo mês. Se o/a tesoureiro/a gastar demais ou em coisas que não estavam incluídas no orçamento, ele ou ela pode ser responsabilizado/a. Da mesma forma, se o/a tesoureiro/a gastar menos do que o valor orçado, deve-se questionar por que, pois, nesse caso, os objetivos do grupo podem não estar sendo atingidos.
No final do ano, as transações financeiras devem ser iguais ao valor orçado, a menos que alguma alteração tenha sido aprovada pelo grupo em geral.
As ONGs e igrejas com receitas maiores devem ter seus registros financeiros auditados anualmente por contadores independentes. O/A auditor/a verifica todos os registros e poderá identificar qualquer registro contábil incompleto ou má gestão financeira.
Os relatórios ajudam a monitorar o progresso em relação ao orçamento. Eles podem ajudar o/a tesoureiro/a a mostrar que o dinheiro foi utilizado corretamente e são úteis para arrecadar dinheiro e prestar contas aos doadores.
