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De: La comunicación eficaz – Paso a Paso 71

Distintas maneras de compartir información

 El objetivo de Community Development Resource Association (CDRA) es ayudar a desarrollar la capacidad de las organizaciones con base en la comunidad que trabajan en desarrollo y en la transformación social en África oriental y del sur.

Para el CDRA, el aprendizaje es una actividad principal de nuestro trabajo, en lugar de algo adicional. Creemos que es importante reservar un tiempo regular y dedicado al aprendizaje. Cada mes, todos los miembros de nuestro personal de campo toman un receso de una semana de su trabajo en el campo para tomar parte en una ‘semana en el hogar’. Durante esta semana nos reunimos a reflexionar sobre nuestro trabajo y sobre las semanas previas en el campo. Utilizamos este tiempo para compartir experiencias, aprender el uno del otro, mejorar nuestra práctica, planificar o volver a planificar, ajustar nuestra estrategia, desarrollar relaciones y renovarnos y volver a inspirarnos para nuestro trabajo.

Tiempo bien empleado

El balance de actividades significa que se pasa la mitad de la semana aprendiendo sobre nuestro trabajo y práctica en el campo, y la otra mitad se concentra en el mantenimiento organizacional, la planificación del trabajo, y asuntos de negocio y de personal. Tomar tiempo para enfocarnos en el aprendizaje significa que las reuniones para tomar decisiones sobre negocios y estrategias están mejor informadas, son menos complicadas, toman menos tiempo, y son más satisfactorias.

La ‘semana en el hogar’ crea y renueva las relaciones de aprendizaje bidireccionales entre el personal. Esta semana desarrolla la confianza y el entendimiento, ofrece rendimiento de cuentas y por lo tanto, mejora nuestro trabajo. Este proceso es la base del CDRA y es la manera como mantenemos y desarrollamos nuestra organización. No es un proceso estático, sino que cambia mientras nosotros cambiamos, para asegurar un programa que nos desafía, pone en forma y motiva.

Cuando se nos pide explicar por qué reservamos tanto de nuestro tiempo para reflexionar sobre nuestro trabajo, respondemos que el trabajo en el que estamos involucrados es complejo, fatigoso y estresante. El proceso de aprendizaje nos ayuda a trabajar mejor y utilizar nuestro tiempo de manera más productiva. Nuestras experiencias personales en otras organizaciones han sido de muchos individuos cansados y estresados que trabajan de manera separada el uno del otro. Esto lleva a malas relaciones y significa que las personas repiten los errores. Encontramos que pasar juntos cada mes una ‘semana en el hogar’ mejora la calidad de nuestro trabajo y fortalece nuestras relaciones. Nos prepara para tres semanas enteras de trabajo en el campo, sin reuniones de negocio. Nos da un enfoque renovado y más claro y siempre nos trae muchas nuevas ideas y recursos para enriquecer nuestra práctica. La mayoría de las ideas en nuestra organización han surgido de la ‘semana en el hogar’, lo que demuestra lo valiosa que es.

Cómo documentamos nuestro trabajo

Muchas organizaciones insisten en la importancia de documentar, capturando así el aprendizaje y la experiencia para referencia futura. Sin embargo, en la realidad muchos informes se guardan, archivan y en realidad nunca se leen. En el CDRA valoramos el proceso de la escritura. El lunes en la tarde durante la ‘semana en el hogar’ hay un espacio para escribir un informe personal y reflexivo sobre nuestra reciente experiencia de trabajo. El informe es corto (dos o tres páginas), honesto, informal y escrito en primera persona, de manera que el enfoque no es solamente en lo que hicimos, sino en nuestros pensamientos, sentimientos, preguntas y aprendizaje de la experiencia. El miércoles de esa semana leemos los informes de cada uno y escribimos nuestras respuestas, opiniones y preguntas. Luego nos reunimos para discutir esto último. Utilizamos el aprendizaje de esa discusión como la base para una actualización mensual de nuestro sitio web. Los informes reflexivos se archivan para referencia, pero su propósito ya ha sido logrado en lo que hemos aprendido por medio de la discusión.

Doug Reeler, PO Box 221, Woodstock, Cape Town, Sudáfrica, 7915. E-mail: info@cdra.org.za Sitio web: www.cdra.org.za


Patrón de una ‘semana en el hogar’

La estructura de la ‘semana en el hogar’ es flexible, pero a menudo sigue este patrón:

Desayuno del personal Comer juntos ofrece un tiempo social relajado en el que el personal puede compartir lo que ha estado ocurriendo en el pasado mes.

Sesión creativa Invitamos a un artista a trabajar con nosotros, en el transcurso de unas cuantas sesiones mensuales, para utilizar procesos creativos (como la pintura, el dibujo, la escultura en arcilla, el baile, el relato de cuentos o tocar tambores) por medio de los cuales explorar y aprender. Esta animada sesión ayuda al espíritu de equipo y desarrolla la creatividad, el pensamiento lateral y la innovación.

Escribir informes En la tarde documentamos nuestro trabajo al escribir un informe reflexivo sobre el mes anterior.

Reunión de personal Relativa a los asuntos operativos de la organización. El personal de campo se reúne para responder las solicitudes recibidas el mes pasado y estudiar nuevas oportunidades. Cada reunión es moderada por un miembro diferente del personal.

Retroalimentación de los informes Este día se dedica a la lectura de cada uno de los informes reflexivos de cada uno escritos el lunes y ofrecer retroalimentación. El propósito es aprender de nuestra propia práctica y la de los demás y ayudarnos a rendir cuentas el uno al otro.

Agenda variada Puede incluir la elaboración de estudios de caso, discutir estrategias, compartir herramientas o métodos, diseñar un nuevo curso o discutir un taller difícil que alguien va a facilitar. Cada cierta cantidad de meses realizamos sesiones que se enfocan en el desarrollo personal. Éstas nos ayudan a asegurar que mantenemos un equilibrio entre nuestra vida personal y profesional, a revisar los planes de desarrollo personal y a trabajar en cualquier problema con el que estemos luchando individualmente. Cada persona escoge su propio supervisor para esto.

Conclusión Se celebran reuniones para reunir todos los asuntos planteados en la semana, y para que los equipos discutan proyectos conjuntos internos o externos.

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