Photo : Mike Webb/Tearfund

De: Communiquer efficacement – Pas à Pas 71

Diverses méthodes de partage de l’information

 Le but de CDRA (Community Development Resource Association) est d’aider à développer les capacités des organisations basées dans les communautés, travaillant dans le développement ainsi que la transformation sociale, en Afrique australe et orientale.

Pour CDRA, apprendre est une activité essentielle plutôt qu’une tâche supplémentaire dans notre travail. Nous pensons qu’il est important de trouver le temps d’apprendre. Chaque mois, tous nos membres sur le terrain se réunissent pour participer à une « semaine de réflexion ». Durant cette semaine, nous réfléchissons à nos travaux et aux semaines précédentes passées sur le terrain. Ce temps nous permet de partager nos expériences, d’apprendre les uns des autres, d’améliorer nos pratiques, de planifier ou re-planifier, d’ajuster notre stratégie, de renforcer nos relations ainsi que de nous « rafraîchir » et nous « ré-inspirer ».

Du temps bien employé

Pour un bon équilibre des activités, nous passons la moitié de la semaine à discuter de ce qui s’est passé sur le terrain et des pratiques. Le reste du temps, nous nous concentrons sur l’entretien au sein de l’organisation, la planification des tâches, la gestion et le personnel. Prendre le temps de se concentrer sur l’apprentissage résulte en des réunions de prises de décision sur la stratégie et la gestion mieux informées, moins compliquées, demandant moins de temps et plus satisfaisantes.

La « semaine de réflexion » crée et renouvelle des relations d’apprentissage mutuelles parmi le personnel. Elle renforce la confiance et la compréhension, offre une redevabilité et donc améliore notre travail. Ce processus forme la base de CDRA. C’est ainsi que nous entretenons et développons notre organisation. Ce n’est pas un processus statique. Il évolue avec nous pour garantir un programme qui nous fasse réfléchir, tire le meilleur de nous-mêmes et nous motive.

Lorsque l’on nous demande pourquoi nous passons tant de temps à réfléchir sur notre travail, nous répondons que celui-ci est complexe, fatigant et stressant. Ce processus d’apprentissage nous aide à mieux travailler et à utiliser notre temps de manière plus productive. Nos expériences personnelles d’autres organisations sont celles de nombreuses personnes fatiguées, stressées, travaillant seules. Ceci engendre de mauvaises relations et la répétition d’erreurs. Nous trouvons que passer une « semaine de réflexion » ensemble, tous les mois, améliore la qualité de nos travaux et renforce nos relations. Ceci nous prépare pour trois bonnes semaines de travail sur le terrain, sans réunions. Notre concentration est régénérée et plus précise. Nous en sortons toujours avec de nombreuses idées et ressources, toutes nouvelles, qui enrichissent nos pratiques. La plupart des idées de notre organisation ont découlé de « semaines de réflexion ». C’est la preuve de leur valeur.

Documenter nos travaux

De nombreuses organisations insistent sur l’importance de la documentation pour conserver les leçons tirées et les expériences pour l’avenir. Cependant, dans la réalité, nombre de rapports sont sauvegardés, archivés et en fait jamais lus. A CDRA, nous apprécions le processus de rédaction. Le lundi après-midi de notre « semaine de réflexion », nous avons le temps de rédiger un compte-rendu personnel de réflexion, sur notre récente expérience de travail. Il s’agit d’un court rapport (2 ou 3 pages), honnête, informel et rédigé à la première personne. Ainsi, le point n’est pas juste de nous concentrer sur que ce que nous avons fait mais aussi de partager nos pensées, sentiments, questions et leçons tirées de notre expérience. Le mercredi, nous lisons les rapports des autres et rédigeons nos réponses, pensées et questions. Puis, nous nous rassemblons pour en discuter. Nous utilisons l’apprentissage tiré de ces discussions comme base de la mise à jour mensuelle de notre site internet. Les rapports de réflexion sont archivés comme référence mais leur but a déjà été atteint par ce que nous avons appris ensemble durant les discussions.

Doug Reeler, PO Box 221, Woodstock, Cape Town, Afrique du Sud, 7915. Email : info@cdra.org.za Site internet : www.cdra.org.za


Un modèle de « semaine de réflexion »

Sa structure est flexible mais suit généralement ce modèle : 

Petit déjeuner du personnel Manger ensemble offre une détente sociale. Les membres du personnel peuvent discuter de ce qui s’est passé durant le mois qui vient de s’écouler.

Séance créative Nous invitons un artiste à travailler avec nous durant quelques séances afin d’utiliser un processus créatif (comme peindre, dessiner, modeler de l’argile, danser, raconter des histoires ou jouer du tambour). Ces séances vivantes aident à renforcer l’esprit d’équipe et développent la créativité, la pensée latérale ainsi que l’innovation.

La rédaction de rapport Durant l’après-midi, nous documentons notre travail en rédigeant un rapport de réflexion sur le mois qui vient de s’écouler.

Réunion du personnel Pour traiter des questions opérationnelles de l’organisation. Le personnel sur le terrain se réunit pour répondre aux requêtes reçues durant le mois écoulé et pour étudier de nouvelles opportunités. Chaque réunion est présidée par un membre du personnel différent.

Réactions sur les rapports Chacun passe cette journée à lire et à commenter les rapports de réflexion de lundi des collègues. Le but est de tirer les leçons de nos pratiques et de celles des autres ainsi que d’être redevables mutuellement.

Programme divers Peut comprendre la rédaction d’une étude de cas, la discussion de stratégie, le partage d’outils ou de méthodes, la conception d’un nouveau cours ou une discussion sur un atelier difficile que quelqu’un va devoir faciliter. Régulièrement, nous avons des séances sur le développement personnel. Ceci nous aide à assurer un équilibre entre notre vie professionnelle et privée, à réviser nos plans de développement personnel et à travailler sur des questions qui nous posent personnellement des problèmes. Chacun choisit son propre superviseur pour cela.

Conclusion Nous avons des réunions destinées à rassembler tous les sujets abordés durant la semaine et pour que les équipes puissent discuter de projets conjoints internes ou externes.

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