Foto: Mike Webb/Tearfund

Da: Comunicação eficaz – Passo a Passo 71

Diferentes formas de trocar informações

 O objetivo da Community Development Resource Association (CDRA) é ajudar a desenvolver a capacidade das organizações comunitárias que trabalham em desenvolvimento e transformação social na África Austral e Oriental.

Para a CDRA, aprender é uma atividade fundamental, ao invés de uma atividade adicional ao nosso trabalho. Acreditamos que é importante reservar e dedicar tempo para aprender. Todos os meses, todos os nossos funcionários de campo tiram uma semana de folga para participar de uma “semana em casa”. Durante esta semana, nós nos encontramos para refletir sobre o nosso trabalho e as semanas anteriores em campo. Usamos este tempo para falar sobre as nossas experiências, aprender uns com os outros, aperfeiçoar a nossa prática, planejar ou replanejar, ajustar a nossa estratégia, criar relações e sentirmo-nos revigorados e novamente inspirados para o nosso trabalho.

Tempo bem gasto

O equilíbrio entre as atividades faz com que metade da semana seja gasta aprendendo sobre o nosso trabalho de campo e a nossa prática, e a outra metade é dedicada para a manutenção organizacional, o planejamento do trabalho e questões profissionais e de funcionários. Tirar um tempo para se concentrar na aprendizagem faz com que as reuniões de tomada de decisões estratégicas e de trabalho estejam mais bem embasadas, sejam menos complicadas, consumam menos tempo e sejam mais gratificantes.

A “semana em casa” cria e renova relações de intercâmbio de aprendizagem entre os funcionários. Ela cria confiança e compreensão, proporciona a prestação de contas e aperfeiçoa o nosso trabalho. Este processo é a base da CDRA e é como mantemos e desenvolvemos a nossa organização. Não é um processo estático, mas muda conforme mudamos, para garantir que o programa nos desafie, amplie e motive.

Quando nos perguntam por que reservamos tanto tempo para refletir sobre o nosso trabalho, respondemos que o trabalho em que estamos envolvidos é complexo, cansativo e estressante. O processo de aprendizagem ajuda-nos a trabalhar melhor e usar o nosso tempo de maneira mais produtiva. As nossas experiências pessoais de outras organizações foram de muitas pessoas cansadas e estressadas trabalhando separadamente umas das outras. Isto leva a relações ruins e faz com que as pessoas repitam os erros.

Achamos que passar uma “semana em casa” juntos a cada mês melhora a qualidade do nosso trabalho e fortalece as nossas relações. Esta semana prepara-nos para três semanas sólidas de trabalho em campo, sem reuniões de trabalho. Ela nos dá um foco mais claro e sempre traz muitas idéias e recursos novos para enriquecer o que fazemos. A maior parte das idéias da nossa organização são provenientes de “semanas em casa”, o que mostra como elas são valiosas.

Documentação do nosso trabalho

Muitas organizações insistem na importância de documentar e capturar o aprendizado e a experiência para futura referência. Porém, na realidade, muitos relatórios são salvos, arquivados e nunca realmente lidos. Na CDRA, valorizamos o processo de redação. Na tarde de segunda-feira da “semana em casa”, há espaço para escrevermos um relato pessoal refletido da nossa experiência de trabalho recente. Este relatório é curto (duas ou três páginas), honesto, informal e escrito na primeira pessoa, de maneira que o foco não esteja apenas no que nós fizemos, mas nos nossos pensamentos, sentimentos, perguntas e no que a experiência nos ensinou. Nas quartas-feiras, lemos os relatórios uns dos outros e escrevemos nossas respostas, pensamentos e perguntas. Depois nos reunimos para discuti-los. Usamos o que aprendemos com essa discussão como base para uma atualização mensal no nosso site. Os relatórios de reflexão são arquivados como referência, mas o seu propósito já foi alcançado, pois aprendemos juntos durante a discussão.

Doug Reeler, PO Box 221, Woodstock, Cape Town, África do Sul, 7915. E-mail: info@cdra.org.za Site: www.cdra.org.za


Modelo de uma “semana em casa”

A estrutura da “semana em casa” é flexível, mas geralmente segue este modelo:

Café da manhã dos funcionários Fazer uma refeição juntos proporciona um momento social descontraído, quando os funcionários podem conversar sobre o que aconteu no último mês.
Sessão criativa Convidamos um artista para trabalhar conosco ao longo de algumas sessões mensais, a fim de usarmos processos criativos (como pintura, desenho, escultura em barro, dança, narração de histórias ou percussão), os quais exploramos e com os quais aprendemos. Esta sessão animada ajuda-nos a desenvolver um espírito de equipe, a criatividade, o pensamento lateral e a inovação.
Redação de relatórios À tarde, documentamos o nosso trabalho, redigindo um relatório reflexivo sobre o mês anterior.

Reunião de funcionários Nesta reunião, são vistas as questões operacionais da organização. Os funcionários de campo encontram-se e respondem às perguntas recebidas no mês anterior e examinam novas oportunidades. Cada reunião é presidida por um funcionário diferente.

Comentários sobre os relatórios O dia é dedicado à leitura dos relatórios de reflexão uns dos outros, que foram escritos na segunda-feira, e a fazer comentários. O objetivo disto é aprendermos com a nossa própria prática e a dos outros e ajudar na prestação de contas mútua.

Agenda variada Podemos escrever estudos de casos, discutir estratégias, compartilhar ferramentas ou métodos, elaborar um novo curso ou discutir um encontro de treinamento difícil que alguém vai facilitar. Com intervalos de alguns meses, concentramo-nos no desenvolvimento pessoal. Isto nos ajuda a manter um equilíbrio entre a nossa vida pessoal e profissional para revisarmos os planos de desenvolvimento pessoal e examinarmos quaisquer questões com que estejamos tendo dificuldade individualmente. Cada pessoa escolhe o seu próprio supervisor para isto.

Conclusão Encontramo-nos para reunir todas as questões levantadas na semana e para que as equipes discutam projetos conjuntos internos ou externos.

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