Rendición de cuentas financiera

Cuando se maneja dinero a nombre de otros, la rendición de cuentas es vital. Las personas a quienes se les hace responsables de manejar el dinero deben ser capaces de demostrar que están siendo buenos mayordomos de lo que se ha puesto en sus manos. Es importante que estén protegidas de la tentación de usar el dinero para sus propios fines.

Las personas a quienes se responsabiliza de una cantidad de dinero incluyen el personal del departamento de finanzas de una ONG, el tesorero de una iglesia, el tesorero de un comité de desarrollo de una aldea, un grupo de ahorros y créditos o una junta de agua, etcétera. El término que se utiliza con más frecuencia es ‘tesorero’.

Es importante que las personas que dan la responsabilidad al tesorero establezcan mecanismos de rendición de cuentas. Por lo general, el tesorero debe rendir cuentas directamente a los representantes del grupo que posee los fondos. Esto puede ser el liderazgo de una ONG o los líderes de una iglesia. A su vez, este grupo rinde cuentas a las personas que donaron el dinero y a las personas que se benefician de las iniciativas para las cuales se emplea el dinero.

En muchos países existen leyes que motivan la buena rendición de cuentas financiera, pero estas leyes no siempre se aplican. Con cantidades de dinero menores puede ser más fácil que se ignore la rendición de cuentas. No obstante, los mecanismos para una rendición de cuentas financiera pueden ser fáciles de establecer. Este artículo explora los principios de la rendición de cuentas financiera y algunos pasos prácticos que pueden tomarse para asegurar una buena gestión financiera.

Principios clave 

• PLANIFICACIÓN
  El presupuesto es esencial. Un presupuesto es un plan para el dinero con el que se cuenta para un cierto período (por lo general un año) y cómo será utilizado ese dinero. Sin un presupuesto, el tesorero no sabrá cómo gastar el dinero. Un presupuesto muestra cuánto se le permite al tesorero gastar y en qué debe gastarlo. Representantes del grupo deben acordar este presupuesto. En una ONG o una iglesia esto puede ser el equipo de liderazgo o el órgano directivo. En grupos comunitarios, si el grupo es pequeño, todos los miembros del grupo pueden acordar el presupuesto.

• REGISTROS
  Para demostrar cómo ha sido gastado el dinero, se necesitan registros completos y exactos de todas las transacciones financieras. Las transacciones financieras incluyen el ingreso (el dinero que entra), los gastos (el dinero que sale) y el dinero que se presta o se toma prestado. Éstas pueden registrarse al momento del recibo o del pago para evitar confusión más adelante. Al final del año, las transacciones financieras deben corresponder con la cantidad presupuestada, a menos que el grupo general haya aprobado algún cambio.

• CONTROLES INTERNOS
  Éstos protegen a los activos, protegen a los tesoreros, desalientan el robo y ayudan a detectar errores en los registros contables. Un ejemplo es asegurar que las tareas de la administración financiera sean llevadas a cabo por más de una persona para disminuir los errores o el fraude (malversación intencional de fondos). Otro ejemplo es hacer que una persona, además del tesorero, verifique que se mantengan de manera regular los registros contables y que sean sumados correctamente.

• MONITOREO
  Los informes ayudan a los demás a monitorear el progreso con el presupuesto. Éstos son utilizados por el tesorero para demostrar que él o ella ha usado bien el dinero. Los informes son utilizados por el grupo general para hacer al tesorero responsable. Los informes también son útiles al recaudar dinero y presentar informes a los donantes.

Actividades clave

• DÓNDE SE GUARDA EL DINERO
  El dinero y los registros de las transacciones financieras deben mantenerse en un lugar seguro. El efectivo debe guardarse en un armario con cerradura o en una caja fuerte y solamente algunas personas nombradas deben tener acceso a la llave. Esto protege al tesorero porque mientras más personas hay con acceso a los fondos, más difícil es llevar el control de los mismos, o asegurar registros exactos.
  
  Todas las transacciones en efectivo deben registrarse en un libro de caja de modo que el tesorero sepa cuánto dinero hay en la caja en cualquier momento dado. El efectivo que no se necesite para compromisos de gastos inmediatos debe ser llevado al banco tan pronto como sea posible; procurando siempre un recibo.
  
  Debe establecerse una cuenta bancaria específicamente para el fondo. Se debe evitar mantener el dinero en una cuenta bancaria personal.

• TRANSFERENCIA DE DINERO
  
  Para cada transferencia de dinero debe producirse documentación de apoyo que será guardada en un lugar seguro. Esto protege al tesorero pues significa que él o ella puede producir pruebas y detalles de las transacciones. Algunos tipos de documentación de apoyo incluyen las facturas, los recibos, un libro de caja y los estados financieros. Los recibos deben estar firmados, sellados o hechos con papel timbrado y deben mostrar la fecha, el valor y el tipo de transacción. Un libro de caja contiene información sobre todas las transferencias de dinero realizadas.
  
  No es fácil registrar el ingreso de las ofrendas de la iglesia o de las donaciones voluntarias en efectivo. En estos casos el ingreso total después de un servicio religioso o un día de recaudación de fondos debe contarse y documentarse. Se deben nombrar a una o dos personas que ayuden al tesorero a contar el efectivo para confirmar la cantidad recolectada. Cada una de esas personas debe rendir cuentas a las demás para asegurar que ninguna de ellas robe una parte del dinero.
  
  Debe establecerse un sistema que requiera la autorización de más de una persona para efectuar pagos. Esto disminuye las oportunidades de cometer fraude. Por ejemplo, puede abrirse una cuenta bancaria en la cual se necesiten dos firmas para los cheques.

• USO EFECTIVO DEL DINERO
  Al tesorero se le debe dar un presupuesto que refleje los objetivos del grupo. Los que hacen responsable al tesorero deben verificar las cuentas con regularidad, como cada mes. Si el tesorero gasta más de la cuenta o gasta dinero en cosas que no estén incluidas en el presupuesto, él o ella puede ser sujeto a una acción disciplinaria. Del mismo modo, pueden hacerse preguntas si el tesorero gasta menos de lo presupuestado pues esto podría traducirse en que los objetivos del grupo tal vez no sean satisfechos.
  
  Las ONG y las iglesias con grandes ingresos deben asegurar que un auditor independiente audite sus registros contables cada año. El auditor verifica todos los registros y podrá identificar cualquier contabilidad incompleta o mala administración financiera.

Artículo compilado por Rachel Blackman.

Una simple hoja de trabajo para registrar ingresos y gastos

Pueden hacerse copias de esta hoja de trabajo de manera que el tesorero registre los ingresos y los gastos.

• Cada mes puede usarse una nueva hoja de trabajo. Al inicio de un nuevo mes se usa la primera fila para registrar el último balance del mes anterior. El balance es el monto en fondo. 
• Las columnas ‘De’ y ‘Para’ pueden usarse para registrar quién estuvo involucrado en la transacción, como de quién provino la donación o a quién se pagó el salario. Esto facilita encontrar la factura o el recibo. 
• Si la transacción implica la entrada de dinero, el monto debe introducirse en la columna de ‘Ingresos’. Si la transacción implica la salida de dinero, la cantidad debe introducirse en la columna de ‘Gastos’. 
• El balance debe escribirse al final de cada fila. Si la fila está registrando ingresos, el monto debe sumarse al balance que muestra la fila anterior. Si la fila está registrando gastos, el monto debe restarse del balance que muestra la fila anterior.

En los casos en que el tesorero supervisa varios proyectos, se usa una hoja de trabajo separada para cada proyecto.

Para fondos mayores o más complejos, como los que implican préstamos, se deben utilizar métodos de contabilidad más complejos y proporcionar capacitación al tesorero.