Prestação de contas financeira

Quando se lida com dinheiro em nome de outras pessoas, a prestação de contas é crucial. As pessoas que recebem a responsabilidade de gerir o dinheiro precisam ser capazes de mostrar que estão administrando bem o que lhes foi confiado. É importante que elas sejam protegidas contra a tentação de usar o dinheiro para seus próprios fins.

Algumas pessoas responsáveis por dinheiro são: os funcionários do departamento de finanças de uma ONG, o tesoureiro da igreja, o tesoureiro de um comitê de desenvolvimento de um povoado, grupo de crédito e poupança ou abastecimento de água e assim por diante. O termo mais usado é “tesoureiro”.

É importante que as pessoas que delegam responsabilidade ao tesoureiro estabeleçam mecanismos de prestação de contas. O tesoureiro geralmente presta contas diretamente aos representantes do grupo a quem a verba pertence. Estes poderiam ser líderes de ONG ou de igrejas. Por sua vez, este grupo deve prestar contas às pessoas que doaram o dinheiro e aos beneficiários das iniciativas em que o dinheiro será gasto.

Em muitos países, há leis que incentivam a boa prestação de contas financeira, mas as leis nem sempre são cumpridas. Com quantias menores de dinheiro, é mais fácil ignorar a prestação de contas. Contudo, os mecanismos de prestação de contas podem ser facilmente estabelecidos. Este artigo explora os princípios da prestação de contas financeira e algumas medidas práticas para garantir uma boa gestão financeira.

Princípios fundamentais

• PLANEJAMENTO
  
  Ter um orçamento é essencial. Um orçamento é um plano de quanta renda é esperada durante um dado período de tempo (geralmente um ano) e de quanto dinheiro será usado. Sem um orçamento, o tesoureiro não saberá como gastar o dinheiro. O orçamento mostra quanto o tesoureiro pode gastar e no que o dinheiro deve ser gasto. Este orçamento deve ser decidido de comum acordo pelos representantes do grupo. Numa ONG ou igreja, os representantes podem ser a equipe de liderança ou o órgão governante. Nos grupos comunitários, o orçamento pode ser decidido de comum acordo por todos os membros do grupo, se este for pequeno.

• REGISTROS
  
  São necessários registros exatos e completos de todas as transações financeiras para mostrar como o dinheiro foi usado. As transações financeiras são a renda (o dinheiro que entra), as despesas (o dinheiro que sai), os financiamentos e os empréstimos. As transações financeiras devem ser registradas no momento em que o dinheiro é recebido ou pago, para evitar confusão mais tarde. No final do ano, as transações financeiras devem corresponder à quantia orçada, a menos que alguma mudança tenha sido aprovada pelo grupo como um todo.

• CONTROLES INTERNOS
  
  Estes protegem os bens, protegem os tesoureiros, evitam roubos e ajudam a detectar erros nos registros contábeis. Um exemplo de proteção é garantir que as tarefas de administração financeira sejam realizadas por mais de uma pessoa para diminuir a possibilidade de erro ou fraude (utilização indevida das verbas). Outro exemplo é ter uma pessoa, que não seja o tesoureiro, que se certifique de que sejam mantidos registros contábeis regularmente e de que estes sejam somados corretamente.

• MONITORAMENTO
  
  Os relatórios ajudam os outros a monitorar o progresso em relação ao orçamento. Eles são usados pelo tesoureiro para mostrar que usou bem o dinheiro. Os relatórios são usados para que o tesoureiro preste contas ao grupo como um todo. Os relatórios também são úteis para a captação de recursos e a produção de relatórios para os doadores.

Atividades fundamentais

• ONDE O DINHEIRO É GUARDADO
  
  O dinheiro e os registros das transações financeiras devem ser guardados num lugar seguro. O dinheiro em espécie deve ser guardado num armário com fechadura ou num cofre, e apenas umas poucas pessoas devem ter acesso à chave. Isto protege o tesoureiro porque quanto mais pessoas tiverem acesso às verbas, mais difícil será ficar de olho no dinheiro ou garantir que os registros sejam exatos.
  
  Todas as transações em espécie devem ser registradas num livro-caixa para que o tesoureiro sempre saiba quanto dinheiro há no cofre. O dinheiro em espécie que não for necessário para gastos imediatos deve ser colocado o quanto antes no banco mediante recibo. Deve-se abrir uma conta bancária específica para as verbas e evitar guardar dinheiro na conta bancária pessoal de alguém.

• TRANSFERÊNCIA DE DINHEIRO
  
  Devem ser apresentados comprovantes para todas as transferências de dinheiro, e os comprovantes devem ser guardados num lugar seguro. Isto protege o tesoureiro, pois, assim, ele pode apresentar comprovantes e pormenores das transações. Alguns tipos de comprovantes são: faturas, recibos, um livro de contas e extratos bancários. Os recibos devem ser assinados, carimbados ou devem estar em papel timbrado oficial, mostrando as datas, o valor e o tipo de transação. O livro de contas contém informações sobre todas as transferências de dinheiro efetuadas.
  
  Não é fácil registrar a renda da coleta do ofertório ou das doações voluntárias em espécie da igreja. Nestes casos, a renda total após o culto ou o dia de arrecadação deve ser contada e documentada. Uma ou duas pessoas devem ser escolhidas para ajudar o tesoureiro a contar o dinheiro e conferir a quantia arrecadada. Cada uma destas pessoas deve prestar conta às outras para evitar o roubo.
  
  Deve-se estabelecer um sistema em que os pagamentos precisem ser autorizados por mais de uma pessoa. Isto diminui a oportunidade de cometer fraudes. Por exemplo, pode-se abrir uma conta bancária que exija duas assinaturas nos cheques.

UTILIZAÇÃO EFICAZ DO DINHEIRO

O orçamento fornecido ao tesoureiro deve refletir os objetivos do grupo. As pessoas a quem o tesoureiro presta contas devem conferir as contas regularmente, como, por exemplo, mensalmente. Se o tesoureiro gastar demais ou gastar o dinheiro em coisas que não estavam incluídas no orçamento, ele terá de prestar contas. Da mesma forma, pode-se questionar o tesoureiro se ele gastar menos do que foi orçado, pois, assim, os objetivos do grupo podem não ser alcançados.

Os registros das ONGs e igrejas com alta renda devem ser auditados anualmente por um contador independente. O auditor verifica todos os registros e pode ver se falta algo na contabilidade ou se houve má administração.

Artigo compilado por Rachel Blackman.

Uma planilha simples para registrar a renda e os gastos

Esta planilha pode ser copiada e usada por um tesoureiro para registrar a renda e os gastos.

• Pode-se usar uma nova planilha a cada mês. No início de um novo mês, use a primeira linha para registrar o saldo do final do mês anterior. O saldo é a quantia no fundo.
• As colunas “De” e “A” podem ser usadas para registrar no que consistiu a transação, como, por exemplo, de quem foi a doação ou a quem foi pago o salário. Isto facilita encontrar a fatura ou o recibo.
• Se a transação consistir em dinheiro que está entrando, a quantia deve ser colocada na coluna “Renda”. Se consistir em dinheiro que está saindo, a quantia deve ser colocada na coluna “Despesas”.
• No final de cada linha, deve-se especificar o saldo. Se a linha for de renda, a quantia deve ser adicionada ao saldo indicado na linha acima. Se a linha for de despesas, a quantia deve ser subtraída do saldo indicado na linha acima.

Se o tesoureiro supervisionar vários projetos, deve-se usar uma folha de trabalho separada para cada projeto.

Para verbas maiores ou mais complexas, como as que consistem em empréstimos, devem-se usar métodos contábeis mais complexos, e o tesoureiro deve receber treinamento.