Redevabilité financière

Lorsque l’on gère de l’argent destiné à autrui, la redevabilité est primordiale. Les personnes à qui est confiée la responsabilité de la gestion de l’argent doivent pouvoir prouver qu’elles sont de bons administrateurs de ce qui leur est confié. Il est important qu’elles soient protégées de la tentation d’utiliser l’argent à leurs propres fins.

Parmi les personnes ayant la charge d’une somme d’argent, figurent le personnel du département des finances d’une ONG, le trésorier de l’église, le trésorier d’un comité de développement de village, d’un groupe de crédits et d’épargne ou d’un comité de l’eau, etc. Le terme le plus couramment utilisé pour ces personnes est « trésorier ».

Il est important que ceux qui confient cette responsabilité au trésorier mettent en place des mécanismes de redevabilité. De manière générale, le trésorier est directement redevable envers les représentants du groupe qui détient les fonds. Il peut s’agir de la direction d’une ONG ou des responsables d’église. À son tour, ce groupe est redevable envers les personnes qui ont donné l’argent et envers celles qui bénéficient des initiatives pour lesquelles il sera dépensé.

Dans de nombreux pays, il existe des lois qui encouragent une bonne redevabilité financière, mais celles-ci ne sont pas toujours respectées. Avec des sommes moins importantes, la redevabilité peut facilement être ignorée. Pourtant, les mécanismes de redevabilité financière peuvent être faciles à mettre en place. Cet article explore les principes de la redevabilité financière et quelques démarches pratiques qui peuvent être entreprises pour garantir une bonne gestion financière.

Principes clé

• Planification
  Un budget est essentiel. Un budget est un plan des recettes prévues sur une période de temps donnée (généralement une année) et de la manière dont elles seront utilisées. Sans budget, le trésorier ne saura pas comment dépenser l’argent. Un budget indique combien le trésorier peut dépenser et à quelle fin le dépenser. Ce budget doit être approuvé par les représentants du groupe. Dans une ONG ou une église, cela peut être l’équipe de direction ou le conseil d’administration. Dans les groupes communautaires, le budget peut être approuvé par tous les membres du groupe si celui-ci est restreint.

• Enregistrement 
  Un enregistrement exact et complet de toutes les transactions financières est nécessaire afin d’indiquer de quelle manière l’argent a été utilisé. Les transactions financières comprennent les recettes (l’argent qui rentre), les dépenses (l’argent qui sort) et l’argent prêté ou emprunté. Elles doivent être enregistrées au moment de la réception ou du paiement afin d’éviter toute confusion ultérieure. À la fin de l’année, les transactions financières doivent correspondre au montant budgété, à moins que des changements aient été approuvés par le groupe élargi.

• Contrôles internes
  Les contrôles protègent les avoirs et les trésoriers, permettent de dissuader des vols et de détecter les erreurs au niveau des écritures comptables. Un exemple est de veiller à ce que les tâches relatives à l’administration financière soient effectuées par plus d’une personne afin de réduire le risque d’erreurs ou de fraude (détournement de fonds). Un autre exemple est qu’une personne différente du trésorier vérifie que les écritures comptables sont régulièrement mises à jour et correctement calculées.

• Suivi
  Les rapports permettent de faire un suivi de la progression par rapport au budget. Ils sont utilisés par le trésorier pour indiquer qu’il/elle a correctement utilisé l’argent. Les rapports sont utilisés par le groupe élargi pour maintenir la redevabilité du trésorier. Les rapports sont également utiles lors de la mobilisation de fonds et des comptes-rendus auprès des bailleurs de fonds.

Activités clé

• L’endroit oû est conservé l'argent  
  L’argent et les rapports des transactions financières doivent être conservés dans un endroit sûr. Les espèces doivent être gardées dans un meuble fermé à clef ou un coffre-fort, et seules quelques personnes désignées doivent avoir accès à la clef. Cela protège le trésorier, car plus le nombre de personnes pouvant accéder aux fonds est grand, plus il est difficile d’en garder la trace ou de tenir des comptes justes.
  
  Toutes les transactions d’espèces doivent être enregistrées dans un journal de caisse pour que le trésorier sache toujours combien d’argent il y a en caisse. Les espèces qui ne serviront pas pour les dépenses immédiates prévues doivent être déposées à la banque dès que possible, et le reçu conservé.
  
  Un compte bancaire doit être ouvert spécifiquement pour ces fonds. Il faut éviter de garder l’argent sur un compte bancaire personnel.

• Transfert d'argent
  Des pièces justificatives doivent être produites pour chaque transfert d’argent et conservées dans un endroit sûr. Cela protégera le trésorier car cela signifie qu’il/elle peut fournir des preuves et des détails des transactions. Parmi les différentes sortes de pièces justificatives on trouve les factures, les reçus, un livre comptable et des relevés bancaires. Les reçus doivent être signés, tamponnés ou rédigés sur un papier à en-tête officiel, avec les dates, la valeur et le type de transaction. Le livre comptable contient les informations concernant tous les transferts d’argent effectués.
  
  Il n’est pas facile de consigner les recettes lors des collectes d’église ou des dons en espèce. Dans ce cas, la rentrée totale après un culte ou une journée de collecte de fonds doit être comptabilisée et documentée. Une ou deux personnes doivent être choisies pour aider le trésorier à compter les espèces afin de confirmer le montant collecté. Chacune de ces personnes doit rendre compte aux autres afin que personne ne vole l’argent.
  
  Un système doit être mis en place afin que les paiements nécessitent plus d’une signature. Cela permet de réduire les possibilités de fraude. Par exemple, un compte bancaire peut être ouvert avec obligation de deux signatures sur les chèques.

• Utilisation efficace de l'argent  
  Le trésorier doit disposer d’un budget qui reflète les objectifs du groupe. Ceux qui supervisent le trésorier doivent régulièrement contrôler les comptes, tous les mois par exemple. Si le trésorier dépasse le budget ou dépense l’argent pour des choses qui n’y figurent pas, il/elle devra en rendre compte. De même, des questions peuvent lui être posées s’il/elle dépense moins que ce qui a été budgété, car cela pourrait indiquer que les objectifs du groupe ne sont pas atteints.
  
  Les ONG et les églises qui bénéficient d’importantes recettes doivent être soumises à une vérification annuelle des comptes par un comptable indépendant. L’auditeur vérifie toutes les écritures et pourra identifier toute écriture incomplète ou mauvaise gestion financière.

Article compilé par Rachel Blackman.

Une simple feuille de calcul permettant d’enregistrer les recettes et les dépenses

Cette feuille de calcul peut être recopiée et utilisée par un trésorier pour enregistrer les recettes et les dépenses.

• Une nouvelle feuille de calcul peut être utilisée chaque mois. En début de mois, utilisez la première ligne pour enregistrer le solde de la fin du mois précédent. Le solde correspond au montant disponible. 
• Les colonnes « De » et « Pour » peuvent être utilisées pour enregistrer les personnes concernées par la transaction, c’est-à-dire, de qui provient tel don ou à qui tel salaire a été payé. Cela facilite la recherche de la facture ou du reçu. 
• Si la transaction concerne une rentrée d’argent, le montant doit être inscrit dans la colonne « Recettes ». Si la transaction concerne une sortie d’argent, le montant doit être inscrit dans la colonne «
  Dépenses ». 
• En fin de ligne, il faut faire apparaître le solde correspondant. Si la ligne affiche une recette, le montant doit être ajouté au solde de la ligne précédente. Si la ligne affiche une dépense, le montant doit être déduit du solde de la ligne précédente.

Si le trésorier couvre plusieurs projets, une feuille de calcul distincte peut être utilisée pour chaque projet.

Pour des fonds plus importants ou plus complexes, concernant par exemple des prêts, des méthodes de comptabilité plus élaborées devront être utilisées et le trésorier doit pour cela bénéficier d’une formation.