L’élaboration d’un projet

1 Définir les tâches a accomplir

Un projet s’articule autour de diverses tâches et activités. Pour qu’il réussisse, on doit organiser ces tâches avec soin et les classer par ordre de priorité. Voici une façon de présenter quelques idées utiles à votre groupe ou au personnel du projet.

Divisez les gens en petits groupes et donnez-leur d’abord une tâche très simple à accomplir: préparer une tasse de thé par exemple. Cinq minutes plus tard, demandez aux groupes de présenter un rapport. Discutez de la façon dont les groupes s’y sont pris pour organiser cette tâche.

Puis reformez les mêmes groupes; mais cette fois, donnez-leur un travail plus difficile à organiser, de préférence quelque chose en rapport avec leur travail.

Par exemple, au personnel de santé...

• ‘Dans votre programme, vous et la communauté avez décidé de construire deux latrines par mois. Faites la liste par ordre de priorité des tâches que vous et la communauté devrez accomplir.’

Ou encore aux groupes d’agriculteurs...

• ‘Les villageois ont demandé qu’on les aide à planter des arbres. Faites la liste, par ordre de priorité, des tâches à accomplir pour que ce projet communautaire réussisse.’

Après une dizaine de minutes, comparez les résultats de chacun des groupes. Faites ensemble une liste des tâches à accomplir par ordre de priorité.

Introduisez maintenant le principe ‘Une Question Pour Chaque Doigt’. Si on répond dans l’ordre à ces questions utiles, chaque tâche sera accomplie avec efficacité. 

Quel est le travail que vous êtes en train de projeter, et pourquoi est-il nécessaire?

Comment allez-vous vous y prendre pour effectuer ce travail? Quelles sont les ressources nécessaires?

Qui va effectuer ce travail? Une formation est-elle nécessaire?

Où le travail va-t-il être effectué?

Quand va-t-on l’accomplir, et combien de temps cela prendra-t-il?

Choisissez une des tâches mentionnées sur la liste, et montrez comment ces cinq questions peuvent aider à planifier le travail. Reformez les groupes initiaux et demandez-leur d’appliquer le principe ‘Une question pour chaque doigt’ pour une autre tâche figurant sur la liste des priorités.

Laissez les membres des groupes discuter et poser des questions.

Conclusions...

• Pour chaque projet, vous devez décider, en accord avec la communauté, des tâches nécessaires à son élaboration.
• Pour chaque tâche sur la liste, appliquez le principe ‘Une question pour chaque doigt’.

Cet exercice tiré de The Facilitators’ Manual for the Training of Trainers est utilisé ici avec la permission de l’Association CBHC Ouganda.

2 Les lignes directrices d’un projet

Les lignes directrices d’un projet ont pour but d’encourager la planification soignée du projet dans sa globalité. A la différence de la méthode précédente, celle-ci comprend aussi le contrôle (on enregistre tout régulièrement et on ajuste le travail en conséquence) et l’évaluation (on mesure le succès du travail effectué). Les lignes directrices sont mises en place dès le début du projet, et corrigées si nécessaire plus tard. Il est utile de les afficher sur le mur d’un bureau.

Une telle planification d’un projet est toujours appréciée par les agences de financement. Si votre projet n’a jamais eu de lignes directrices globales, il n’est pas encore trop tard pour commencer. Souvent, un projet comportera plusieurs phases - une phase peut durer trois ans, par exemple. On peut définir de nouvelles lignes directrices pour chaque phase. Cela prendra du temps, et l’idéal serait que tous ceux qui travaillent dans le projet depuis le début puissent participer à cette démarche.

1 Planification d’un projet On fait cela au début d’un projet.

• D’abord, se mettre d’accord sur les buts ou différents objectifs du travail.
• Décider ensuite des objectifs du projet; quels bénéfices apportera-t-il?
• Maintenant, définir par ordre de priorité les tâches à accomplir (voir plus haut).
• Faire la liste des ressources nécessaires au projet.

2 Signes de progrès Comment le personnel du projet saura-t-il si le travail qu’il effectue va comme prévu? Quels seront les signes qui indiqueront qu’il y a progrès à différentes phases du travail? La mise en place de signes de progrès tangibles aidera les gens qui travaillent au projet à mesurer le succès de leur travail.

3 Conditions, risques et suppositions Lors de la planification du projet, il vous faudra prévoir que certaines choses (comme par exemple le financement des salaires) continueront, ou que par exemple il n’y aura ni invasion d’insectes nuisibles, ni épidémie. Pensez aux choses que vous trouvez toutes naturelles. Il se peut qu’on décide que les risques soient trop importants pour aller de l’avant. Il y a peut-être une façon de travailler avec moins de risques.

4 Contrôle des progrès On remplit cette quatrième colonne plus tard, une fois le travail en cours. Les discussions au sein même de la communauté permettent de juger du succès du projet. Qu’a-t-on vraiment réalisé? Voyez-vous des changements positifs? Le projet a-t-il atteint ses objectifs? Quels effets ou quels résultats se font déjà sentir? Complétez cette colonne avec l’aide de la communauté et celle du personnel du projet.

Il est important de comprendre que la structure du projet n’est pas fixe; à un moment quelconque du travail elle peut être adaptée et modifiée. Si, par exemple, une des conditions présumées n’est pas remplie - le financement d’un véhicule par exemple - il se peut que le projet ait besoin d’être repensé. Si, plus tard, il devient apparent qu’un des objectifs n’est pas atteint, il se peut qu’on doive alors changer les objectifs.

Tout ceci vous semble-t-il confus et pas du tout approprié à votre type de travail? Le tableau ci-dessous vous présente un projet imaginaire qui vous aidera peut-être à comprendre l’utilité de cette approche.

Exemple: Structure d’un Projet pour un Elevage de Lapins

Un centre sanitaire a assez bien travaillé, pendant plusieurs années, dans une région isolée. Cependant, la malnutrition des femmes et des enfants reste un problème majeur. On manque de petits animaux qui pourraient améliorer l’alimentation de la population et la communauté a demandé qu’on introduise les lapins dans la région. On a suffisamment de fourrage et il y a dans la communauté assez d’intérêt pour apprendre à élever les lapins. Le centre sanitaire invite un projet agricole voisin à les aider à organiser le travail nécessaire.

Voici le premier plan de travail qu’ils ont élaboré ensemble. 

Evaluation 

Deux ans plus tard, ils passèrent du temps avec la communauté, évaluant le succès de leur travail (voir résultats colonne 4). Il était évident que beaucoup de lapins étaient vendus pour leur viande et leur fourrure plutôt que consommé dans les foyers locaux. On décida que le but général devrait donc inclure l’amélioration du budget familial au même titre que l’encouragement à une meilleure alimentation. L’enseignement de l’achat de nourriture pour une meilleure nutrition fut introduit.

Il faudrait réduire le financement - on n’aura plus d’argent disponible pour les salaires. Seule une petite quantité sera mise à notre disposition pour l’achat de nouveau stock, les vélos et les matériaux de construction. On nécessitera un nouveau stock de lapins reproducteurs pour éviter les problèmes de consanguinité. Les femmes formées seraient maintenant encouragées à transmettre leurs connaissances à d’autres. Le projet doit s’autogérer dans les deux ans à venir.

On aurait besoin d’élaborer une nouvelle structure pour les deux années à venir. Préparez la comme exercice de groupe.