Cuando documentamos información, ya sea para un informe, un estudio de caso, un boletín de noticias o un afiche, es muy fácil simplemente anotar todo lo que sabemos sobre el tema. ¡Esto puede resultar muy aburrido para los lectores! También puede significar que no lean más allá del primer párrafo. Si es que deciden continuar leyendo, pueden perder mucho tiempo leyendo texto no pertinente para ellos antes de llegar a la parte que es realmente útil.
Para asegurar que su documento sea eficaz, hay tres cosas importantes a tomarse en cuenta:
1 Propósito
Considere la razón que le motiva a escribir, no solamente sobre qué está escribiendo. Hágase las siguientes preguntas:
- ¿Qué quiero lograr? ¿Qué cambio estoy buscando?
- ¿Qué quiero que el lector piense, aprenda o haga? Un documento eficaz promueve la acción. Si puede pensar en la acción que usted quiere que tomen sus lectores, estará mejor capacitado para ofrecer las ideas e información que les ayuden a tomar esa acción. Agregar preguntas para la discusión al final de un artículo ayudará al lector a pensar sobre cómo aplicar la información a su propia situación.
2 Público
Escribir será eficaz si el lector encuentra útil lo que usted ha escrito. No tiene que pensar únicamente en el contenido, sino además si el estilo y el idioma utilizados son apropiados para sus lectores. Considere estas preguntas:
- ¿Quién es su público? ¿Quiénes son las personas principales con las que quiere comunicarse?
- ¿Cuáles son los papeles y las responsabilidades de estas personas?
- ¿Qué o cuánto ya saben?
- ¿Qué quieren escuchar? ¿Qué necesitan escuchar?
- ¿Cómo hacer que el público entienda mejor la información y las ideas? ¿Una discusión, una demostración práctica, un programa radial o un teatro improvisado sería más adecuado que escribir?
Imagínese que está hablando con su público principal mientras escribe, esto le ayudará a escribir de una manera apropiada. Algunos públicos entienden palabras difíciles o técnicas, otros no. Asegúrese de que el idioma sea adecuado. Escoja palabras cortas y simples cuando sea posible. Si es necesario utilizar palabras largas, como términos técnicos, que su audiencia probablemente no entienda, explique su significado. Haga que la longitud promedio de una oración sea aproximadamente entre 15 a 20 palabras.
3 Mensaje Clave
Un mensaje es información dirigida a un grupo específico de personas. Resuma su mensaje principal en 15–20 palabras. Es el punto de mayor importancia que quiere plantear.
Piense cómo puede compartir la información de la manera más eficaz. ¿Cómo animará a las personas a tomar acción práctica?
Consejos para escribir un documento
Resumen
Antes de empezar, escriba un resumen de lo que desea comunicar. El resumen ayudará a darle estructura al documento, servirá como una guía cuando escriba su primer borrador y ayudará al documento a fluir. Escriba una oración que contenga el mensaje principal y luego haga una lista de los puntos clave que quiere plantear, en orden.
Una buena idea sería mostrar el resumen a un colega o a un representante de su público principal para ayudarle a mejorar la utilidad del documento antes de escribir el primer borrador.
Título
El título del documento debe definir el contenido en tan pocas palabras como sea posible. Un título eficaz atrae la atención del lector. Utilice el título para dar el mensaje clave, indicar el contenido del documento, o de modo que sea una pregunta desafiante. La regla de oro es que sea corto: exprese solamente una idea o tema en el título.
Introducción
La introducción es una de las partes más importantes del documento. Es lo siguiente que leerá el lector después de leer los títulos. Si la introducción no atrae al lector, es poco probable que continúe leyendo. La introducción puede:
- Ayudar al lector a poner el documento en contexto (esto puede incluir información de referencia).
- Explicar el problema que usted está abordando.
- Mencionar la pregunta que usted está buscando responder.
- Si está escribiendo un estudio de caso sobre un proyecto, puede explicar brevemente por qué sucedió el proyecto, qué implicó el mismo y cuál fue el impacto.
A menudo es más fácil escribir la introducción una vez que se ha escrito la parte principal del documento. Asegúrese de mantener una corta introducción. Al escribir su mensaje central en la introducción, puede asegurar que el lector aprenda algo aún si decide no continuar leyendo.
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