Quando documentamos informações, sejam elas para um relatório, estudo de caso, boletim informativo ou cartaz, é muito fácil simplesmente escrever tudo que sabemos sobre o assunto. Isto pode ser muito enfadonho para os leitores! E também faz com que eles não passem do primeiro parágrafo. Se decidirem continuar lendo, eles podem perder muito tempo lendo coisas que não são relevantes para eles antes de chegarem à parte que é realmente útil.
Para ter certeza de que o seu documento é eficaz, há três coisas importantes a considerar:
1 O propósito
Pense sobre o motivo pelo qual você está escrevendo e não apenas sobre o que está escrevendo. Faça a si próprio as seguintes perguntas:
- O que quero alcançar? Que mudança estou querendo?
- O que eu quero que o leitor pense, aprenda ou faça?
Um documento eficaz promove a ação. Se conseguir pensar no que quer que os leitores façam, você será mais capaz de fornecer as idéias ou informações para ajudá-los a fazê-lo. Colocar questões para discussão no final de um artigo ajuda o leitor a pensar sobre como aplicar as informações à sua própria situação.
2 O público
A redação é eficaz, quando o leitor acha que o que você escreveu é útil. Não é apenas sobre o conteúdo que você precisa pensar, mas se o estilo e a linguagem são adequados para os seus leitores. Pense sobre estas perguntas:
- Quem é o seu público? Quem são as principais pessoas com quem você quer se comunicar?
- Quais são os papéis e as responsabilidades delas?
- O que ou quanto elas já sabem?
- O que elas querem ouvir? O que elas precisam ouvir?
- De que maneira o público compreende melhor as informações e idéias? Uma discussão, uma demonstração prática, um programa de rádio ou uma dramatização de papéis seria mais adequado do que um texto escrito?
Faça de conta que está falando com o seu público principal ao escrever. Isto o ajudará a escrever da maneira adequada. Alguns públicos entendem palavras difíceis ou técnicas, outros não. Assegure-se de que a linguagem seja adequada. Escolha palavras curtas e simples sempre que possível. Se for necessário usar palavras longas, tais como termos técnicos, que o seu público provavelmente não irá entender, então, explique o que elas significam. Escreva frases com uma média de 15 a 20 palavras.
3 A mensagem principal
A mensagem é uma informação voltada para um grupo específico de pessoas. Resuma a sua mensagem principal em 15–20 palavras. Esta é a questão mais importante que você quer transmitir.
Pense sobre como pode transmitir as informações da forma mais eficaz. Como você incentivará as pessoas a agirem na prática?
Dicas para escrever um documento
Esboço
Antes de começar, escreva um esboço do que quer dizer. O esboço ajudará a dar uma estrutura ao documento, servirá de guia à medida que você escrever o primeiro rascunho e ajudará a fazer com que o documento flua. Escreva uma frase que contenha a mensagem principal e, depois, faça uma lista, por ordem, dos principais argumentos que você quer apresentar.
Talvez você queira mostrar o esboço aos seus colegas ou a um representante do seu público principal para ajudá-lo a tornar o documento mais útil antes de escrever o primeiro rascunho.
Título
O título do documento deve definir o conteúdo no menor número de palavras possível. Um bom título atrai a atenção do leitor. Use o título para transmitir a mensagem principal, mostrar o conteúdo do documento ou como pergunta desafiadora. A regra de ouro é mantê-lo curto: expresse somente uma idéia ou um assunto no título.
Introdução
A introdução é uma das partes mais importantes do documento. É a próxima coisa que o leitor vai ler depois de ler o título. Se a introdução não atrair o leitor, ele provavelmente não continuará lendo. A introdução pode:
- Ajudar o leitor a entender o contexto do documento (ela pode consistir em informações básicas).
- Explicar o problema sobre o qual você está falando.
- Mencionar a pergunta a que você está tentando responder.
- Se estiver escrevendo um estudo de caso sobre um projeto, você poderia explicar brevemente por que o projeto foi iniciado, no que o projeto consistia e qual foi o impacto.
Às vezes, a introdução é mais fácil de escrever depois de você já ter escrito a parte principal do documento. A introdução deve ser curta. Escrevendo a sua mensagem principal na introdução, você pode ter certeza de que o leitor ficará sabendo algo, mesmo que ele decida não continuar lendo.
