Foto: Mike Webb/Tearfund

Da: Comunicação eficaz – Passo a Passo 71

Diferentes formas de trocar informações

Quando documentamos informações, sejam elas para um relatório, estudo de caso, boletim informativo ou cartaz, é muito fácil simplesmente escrever tudo que sabemos sobre o assunto. Isto pode ser muito enfadonho para os leitores! E também faz com que eles não passem do primeiro parágrafo. Se decidirem continuar lendo, eles podem perder muito tempo lendo coisas que não são relevantes para eles antes de chegarem à parte que é realmente útil.

Para ter certeza de que o seu documento é eficaz, há três coisas importantes a considerar:

1 O propósito
Pense sobre o motivo pelo qual você está escrevendo e não apenas sobre o que está escrevendo. Faça a si próprio as seguintes perguntas:

Um documento eficaz promove a ação. Se conseguir pensar no que quer que os leitores façam, você será mais capaz de fornecer as idéias ou informações para ajudá-los a fazê-lo. Colocar questões para discussão no final de um artigo ajuda o leitor a pensar sobre como aplicar as informações à sua própria situação.

2 O público
A redação é eficaz, quando o leitor acha que o que você escreveu é útil. Não é apenas sobre o conteúdo que você precisa pensar, mas se o estilo e a linguagem são adequados para os seus leitores. Pense sobre estas perguntas:

Faça de conta que está falando com o seu público principal ao escrever. Isto o ajudará a escrever da maneira adequada. Alguns públicos entendem palavras difíceis ou técnicas, outros não. Assegure-se de que a linguagem seja adequada. Escolha palavras curtas e simples sempre que possível. Se for necessário usar palavras longas, tais como termos técnicos, que o seu público provavelmente não irá entender, então, explique o que elas significam. Escreva frases com uma média de 15 a 20 palavras.

3 A mensagem principal
A mensagem é uma informação voltada para um grupo específico de pessoas. Resuma a sua mensagem principal em 15–20 palavras. Esta é a questão mais importante que você quer transmitir.

Pense sobre como pode transmitir as informações da forma mais eficaz. Como você incentivará as pessoas a agirem na prática?


Dicas para escrever um documento

Esboço

Antes de começar, escreva um esboço do que quer dizer. O esboço ajudará a dar uma estrutura ao documento, servirá de guia à medida que você escrever o primeiro rascunho e ajudará a fazer com que o documento flua. Escreva uma frase que contenha a mensagem principal e, depois, faça uma lista, por ordem, dos principais argumentos que você quer apresentar.

Talvez você queira mostrar o esboço aos seus colegas ou a um representante do seu público principal para ajudá-lo a tornar o documento mais útil antes de escrever o primeiro rascunho.

Título

O título do documento deve definir o conteúdo no menor número de palavras possível. Um bom título atrai a atenção do leitor. Use o título para transmitir a mensagem principal, mostrar o conteúdo do documento ou como pergunta desafiadora. A regra de ouro é mantê-lo curto: expresse somente uma idéia ou um assunto no título.

Introdução

A introdução é uma das partes mais importantes do documento. É a próxima coisa que o leitor vai ler depois de ler o título. Se a introdução não atrair o leitor, ele provavelmente não continuará lendo. A introdução pode:

Às vezes, a introdução é mais fácil de escrever depois de você já ter escrito a parte principal do documento. A introdução deve ser curta. Escrevendo a sua mensagem principal na introdução, você pode ter certeza de que o leitor ficará sabendo algo, mesmo que ele decida não continuar lendo.

Foto: Jo Hill, Tearfund

Foto: Jo Hill, Tearfund

Ask others to help you review your writing. Photo: Tearfund

Ask others to help you review your writing. Photo: Tearfund

Edição
Depois que tiver escrito o rascunho, faça uma pausa para um intervalo e, só depois, retorne para editá-lo. A edição geralmente consiste em retirar palavras de que você não precisa e corrigir erros. Na edição, você deve garantir que o documento:

Pode ser útil pedir que uma outra pessoa revise o documento para você.

Cabeçalhos

Use os cabeçalhos cuidadosamente. Use-os para moldar a estrutura do documento ao invés de para melhorar a aparência da página.

Ilustrações

As tabelas, os diagramas e as imagens ajudam a explicar o que você quer transmitir. Eles também fazem com que a página tenha uma aparência menos enfadonha. Use ilustrações simples e coloque-as na mesma página em que você se referiu a elas.

O realce também é útil para enfatizar palavras ou idéias. O negrito e o itálico são melhores que o sublinhado ou as LETRAS MAIÚSCULAS.

Créditos

Assegure-se de que o autor do documento seja mencionado. Mencione o autor de qualquer foto ou ilustração usada.

Este artigo foi compilado por Maggie Sandilands e Rachel Blackman, com informações adaptadas de Writing for Change, de Alan Barker e Firoze Manji. Este recurso excelente é produzido pela Fahamu em inglês, francês e espanhol e pode ser encomendado em CD Rom ou lido e baixado no site: www.fahamu.org/wfc.php


CONCURSO PASSO A PASSO

Esta edição inspirou-o a compartilhar informações sobre algum aspecto emocionante do seu trabalho? Estamos organizando um concurso para que os nossos leitores escrevam um artigo de 500 a 1.500 palavras. O seu público-alvo serão os leitores da Passo a Passo por todo o mundo. O desafio é compartilhar informações sobre uma nova idéia, de uma forma realmente interessante, que incentive os outros leitores a usá-la e se beneficiarem com ela. Por favor, use diagramas, fotos ou ilustrações se julgar adequado. O artigo deve ser uma obra original sua.

A data de encerramento para os artigos é 31 de janeiro de 2008.

PRÊMIOS

Conteúdo com tags semelhantes

Compartilhar este recurso

Equipar pessoas que trabalham ao redor do mundo para erradicar a pobreza e a injustiça