Photo : Mike Webb/Tearfund

De: Communiquer efficacement – Pas à Pas 71

Diverses méthodes de partage de l’information

Lorsque nous documentons des informations, que ce soit pour un rapport, une étude de cas, un bulletin d’information ou une affiche, il est très facile de simplement noter tout ce que nous savons à ce sujet. Cela peut être très ennuyeux pour les lecteurs ! Cela peut aussi impliquer que leur lecture s’arrêtera au premier paragraphe. S’ils décident de la continuer, ils peuvent perdre beaucoup de temps à lire un texte sans intérêt pour eux avant d’arriver à la partie qui leur est vraiment utile.

Pour garantir qu’un document soit efficace, il y a trois éléments importants à prendre en compte :

1 L’objectif visé

Réfléchissez à la raison qui vous pousse à rédiger ce document, pas seulement le sujet sur lequel vous écrivez. Posez-vous les questions suivantes :

Un document efficace promeut une action. Si vous avez en tête l’action que vous désirez voir vos lecteurs effectuer, vous serez plus apte à fournir les idées et informations pour les aider à agir. Ajouter des questions de discussion à la fin d’un article aidera le lecteur à réfléchir sur la manière d’appliquer les informations à sa propre situation.

2 L’audience

La rédaction est efficace si le lecteur trouve ce que vous avez écrit utile. Il ne suffit pas de réfléchir au contenu mais aussi de voir si le langage et le style utilisés sont appropriés pour vos lecteurs. Réfléchissez aux questions suivantes :

En écrivant, figurez-vous que vous parlez à votre audience principale. Ceci vous aidera à écrire de manière appropriée. Certaines audiences comprendront des mots difficiles ou techniques, d’autres pas. Assurez-vous que le langage soit approprié. Choisissez des mots courts, simples quand c’est possible. S’il est nécessaire d’utiliser de longs mots, comme des termes techniques que votre audience ne comprendra sans doute pas, expliquez-les après. Faites des phrases de 15 à 20 mots en moyenne.

3 Message clé

Un message est un élément d’information destiné à un groupe spécifique. Résumez votre message principal en 15 à 20 mots. Il s’agit du point le plus important que vous désirez faire passer.

Réfléchissez à la manière la plus efficace possible de partager votre information. Comment allez-vous encourager les gens à agir dans la pratique ?

Des conseils pour rédiger un document

La ligne directrice Avant de commencer, mettez par écrit ce que vous désirez dire. La ligne directrice vous permettra de structurer votre document, de vous guider durant la rédaction et d’obtenir un texte fluide. Écrivez une phrase qui contienne le message principal puis faites une liste des éléments clé que vous désirez faire passer, dans l’ordre.

Vous pouvez montrer votre ligne directrice à un collègue ou un membre de votre audience principale. Ceci vous aidera à améliorer l’utilité du document avant d’en rédiger la première version.

Le titre

Le titre d’un document devrait en définir le contenu en quelques mots. Un bon titre attire le lecteur. Utilisez le titre pour faire passer le message clé, indiquer le contenu du document ou poser un défi. La règle d’or est d’être bref : exprimez un seul sujet ou idée dans le titre.

L’introduction

L’introduction est l’une des plus importantes sections d’un document. C’est ce que le lecteur lit juste après le titre. Si elle n’attire pas le lecteur, il ne poursuivra sans doute pas sa lecture. L’introduction peut :

Il est parfois plus facile de rédiger l’introduction après avoir écrit le texte. L’introduction doit être courte. En rédigeant votre message clé dans l’introduction, vous garantirez que les lecteurs apprennent quelque chose même s’ils ne poursuivent pas leur lecture.

Amélioration du texte

Photo: Jo Hill, Tearfund

Photo: Jo Hill, Tearfund

Ask others to help you review your writing. Photo: Tearfund

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Lorsque vous avez rédigé la première version, faites une pause avant de reprendre le texte pour l’améliorer. Améliorer signifie retirer les mots dont vous n’avez pas besoin et corriger les erreurs. Ceci garantit que le document :

Il peut être utile de demander à quelqu’un de revoir votre texte.

Les chapeaux

Faites-y très attention. Il faut les utiliser pour donner sa forme à votre document plutôt que pour lui donner meilleure apparence.

Les graphiques

Les tableaux, diagrammes et illustrations vous aideront à expliquer votre idée. Ils agrémentent bien une page. Faites-les simples et près du texte auquel ils se rapportent.

Il est bon de faire ressortir un mot ou une idée. Les caractères en gras ou italiques passent mieux que d’écrire en MAJUSCULE ou de souligner.

Référence aux auteurs

Assurez-vous que le nom de l’auteur soit bien mentionné. Attribuez les photos ou les illustrations à qui elles appartiennent.

Cet article a été compilé par Maggie Sandilands et Rachel Blackman à partir d’informations adaptées de « La rédaction, instrument de changement » par Alan Barker et Firoze Manji. Cette excellente ressource est réalisée par Fahamu en français, anglais et espagnol. Vous pouvez en commander le CD Rom, la lire ou la télécharger sur leur site internet : www.fahamu.org/wfc.php


CONCOURS PAS À PAS

Ce numéro vous inspire-t-il à partager des informations sur des aspects intéressants de votre travail ? Nous organisons un concours pour nos lecteurs sur la base d’un article de 500 à 1.500 mots. Les lecteurs de Pas à Pas dans le monde constituent votre cible. Le défi est de partager une nouvelle idée de manière vraiment intéressante et qui encouragera des lecteurs à l’utiliser et à en tirer des avantages. Vous pouvez utiliser des diagrammes, photos ou illustrations si c’est approprié. Vous devez être l’auteur de l’article que vous envoyez.

Date limite d’envoi : 31 janvier 2008.

LES PRIX

Les 10 premiers seront primés :

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