Lorsque nous documentons des informations, que ce soit pour un rapport, une étude de cas, un bulletin d’information ou une affiche, il est très facile de simplement noter tout ce que nous savons à ce sujet. Cela peut être très ennuyeux pour les lecteurs ! Cela peut aussi impliquer que leur lecture s’arrêtera au premier paragraphe. S’ils décident de la continuer, ils peuvent perdre beaucoup de temps à lire un texte sans intérêt pour eux avant d’arriver à la partie qui leur est vraiment utile.
Pour garantir qu’un document soit efficace, il y a trois éléments importants à prendre en compte :
1 L’objectif visé
Réfléchissez à la raison qui vous pousse à rédiger ce document, pas seulement le sujet sur lequel vous écrivez. Posez-vous les questions suivantes :
- Qu’est-ce que je cherche à réaliser ? Quel changement est-ce que je recherche ?
- Qu’est-ce que je désire que le lecteur pense, apprenne ou fasse ?
Un document efficace promeut une action. Si vous avez en tête l’action que vous désirez voir vos lecteurs effectuer, vous serez plus apte à fournir les idées et informations pour les aider à agir. Ajouter des questions de discussion à la fin d’un article aidera le lecteur à réfléchir sur la manière d’appliquer les informations à sa propre situation.
2 L’audience
La rédaction est efficace si le lecteur trouve ce que vous avez écrit utile. Il ne suffit pas de réfléchir au contenu mais aussi de voir si le langage et le style utilisés sont appropriés pour vos lecteurs. Réfléchissez aux questions suivantes :
- Quelle est votre audience? Quelles sont les principales personnes avec qui vous désirez communiquer ?
- Quels sont leurs rôles et responsabilités ?
- Que savent-elles déjà et jusqu’à quel niveau ?
- Que désirent-elles écouter ? Qu’ont-elles besoin d’écouter ?
- Comment votre audience comprend-elle le mieux les informations et les idées ? Une discussion, une démonstration pratique, un programme de radio ou un jeu de rôle serait-il plus approprié qu’un texte écrit ?
En écrivant, figurez-vous que vous parlez à votre audience principale. Ceci vous aidera à écrire de manière appropriée. Certaines audiences comprendront des mots difficiles ou techniques, d’autres pas. Assurez-vous que le langage soit approprié. Choisissez des mots courts, simples quand c’est possible. S’il est nécessaire d’utiliser de longs mots, comme des termes techniques que votre audience ne comprendra sans doute pas, expliquez-les après. Faites des phrases de 15 à 20 mots en moyenne.
3 Message clé
Un message est un élément d’information destiné à un groupe spécifique. Résumez votre message principal en 15 à 20 mots. Il s’agit du point le plus important que vous désirez faire passer.
Réfléchissez à la manière la plus efficace possible de partager votre information. Comment allez-vous encourager les gens à agir dans la pratique ?
Des conseils pour rédiger un document
La ligne directrice Avant de commencer, mettez par écrit ce que vous désirez dire. La ligne directrice vous permettra de structurer votre document, de vous guider durant la rédaction et d’obtenir un texte fluide. Écrivez une phrase qui contienne le message principal puis faites une liste des éléments clé que vous désirez faire passer, dans l’ordre.
Vous pouvez montrer votre ligne directrice à un collègue ou un membre de votre audience principale. Ceci vous aidera à améliorer l’utilité du document avant d’en rédiger la première version.
Le titre
Le titre d’un document devrait en définir le contenu en quelques mots. Un bon titre attire le lecteur. Utilisez le titre pour faire passer le message clé, indiquer le contenu du document ou poser un défi. La règle d’or est d’être bref : exprimez un seul sujet ou idée dans le titre.
L’introduction
L’introduction est l’une des plus importantes sections d’un document. C’est ce que le lecteur lit juste après le titre. Si elle n’attire pas le lecteur, il ne poursuivra sans doute pas sa lecture. L’introduction peut :
- Aider le lecteur à placer le document dans son contexte (vous pouvez inclure des informations générales)
- Expliquer le problème que vous abordez
- Mentionner la question à laquelle vous cherchez à répondre
- Si vous rédigez une étude de cas sur un projet, vous pourriez expliquer en bref pourquoi le projet a démarré, ce qu’il impliquait et ses impacts.
Il est parfois plus facile de rédiger l’introduction après avoir écrit le texte. L’introduction doit être courte. En rédigeant votre message clé dans l’introduction, vous garantirez que les lecteurs apprennent quelque chose même s’ils ne poursuivent pas leur lecture.
Amélioration du texte
