Gérer les finances d’une entreprise

Bataka Lébènin est membre du groupe d’épargne Femmes Sages, au Togo. Elle possède un petit atelier de couture et vend du tissu.

Bataka ne savait pas bien gérer son argent, ce qui causait de nombreux problèmes. Elle mélangeait l’argent que lui rapportait son activité avec celui du ménage, et ne savait donc pas si elle gagnait de l’argent ou en perdait. Elle ne cessait d’investir de l’argent dans son activité, sans voir d’amélioration.

En 2023, les membres de son groupe d’épargne ont pu bénéficier d’une formation en gestion d’entreprise, avec un programme conçu par le Chalmers Center. Suite à cela, Bataka s’est mise à tenir des registres et à planifier toutes ses dépenses. 

C’est une fois qu’elle a appris à calculer ses marges et à distinguer les finances de son entreprise de celles de son ménage, qu’elle s’est rendu compte que son apprentie lui volait de l’argent. Elle a alors pu régler le problème, et aujourd’hui son entreprise prospère.

Lena la boulangère

Dans le cadre de la formation en gestion d’entreprise dont Bataka a bénéficié, l’exemple fictif d’une boulangère nommée Lena a été utilisé. 

Lena fabrique et livre du pain tous les jours. Les commerçants lui paient le pain, et lui passent commande pour le lendemain. 

Une fois rentrée chez elle, Lena place l’argent de ses ventes dans une caisse verrouillée, qu’elle cache dans sa maison. Deux fois par semaine, Lena compte le contenu de sa caisse pour savoir combien elle a gagné. 

Aujourd’hui, elle vérifie si elle a les ingrédients qu’il lui faut pour faire son pain et voit qu’il lui manque de la farine, de la levure, du sel et du sucre. Lena vérifie également ce dont elle a besoin comme nourriture et autres articles pour sa famille. Sur sa liste : du riz, du savon, du sucre, des cahiers pour ses enfants, et un nouveau balai. Lena s’aperçoit alors qu’elle n’a pas assez d’argent pour tout acheter et décide que le balai peut attendre. 

Lena place l’argent pour ses fournitures professionnelles dans un porte-monnaie rouge, et l’argent du ménage dans un porte-monnaie bleu. Puis Lena part faire ses courses pour son activité professionnelle et sa famille.

Tenir les comptes

Voici comment Lena effectue le suivi de ses dépenses :

• En début de semaine, Lena détient 1 000 dans sa caisse. Cet argent représente ses recettes de la semaine précédente. Lena décide de dépenser 500 pour son entreprise, et 500 pour les besoins du ménage.
• Pendant la semaine, Lena dépense 300 en ingrédients pour faire le pain, 100 pour le transport et 100 en combustible pour la cuisson du pain.
• Lena dépense 500 pour la nourriture et autres produits pour sa famille.
• Lena vend 200 pains au prix unitaire de 5, ce qui représente un total de 1 000.
• À la fin de la semaine, elle détient 1 000 dans sa caisse.

Calcul du bénéfice de la semaine 1

Lena se demande quel bénéfice elle a fait avec ses ventes de la semaine. Elle sait que l’argent qui rentre de ses ventes n’équivaut pas à des bénéfices.

L’activité professionnelle de Lena est rentable mais elle ne se développe pas, car elle commence et termine la semaine avec la même somme d’argent (1 000). Elle investit toutes les semaines le même montant dans son entreprise (500) et fait le même bénéfice (500).

Croissance de l’entreprise

Lena décide de souscrire un prêt à faible intérêt auprès de son groupe d’épargne et de crédit pour développer son entreprise. Comme elle prévoit de dépenser la totalité de ce prêt pour son entreprise, elle place la somme directement dans le porte-monnaie réservé aux dépenses de l’entreprise.

Voici les opérations pour la semaine 2 :

• En début de semaine, Lena détient 1 000 dans sa caisse (recettes de la semaine précédente). 
• Elle en consacre 500 aux dépenses du ménage.
• Avec l’argent du prêt, Lena dépense 1 000 en ingrédients pour faire le pain au lieu du montant habituel de 300. Elle dépense également 200 pour le transport, 200 pour le combustible pour la cuisson, et 100 pour rembourser son prêt chaque semaine.
• Lena vend 600 pains au prix unitaire de 5, ce qui représente un total de 3 000.

Calcul du bénéfice de la semaine 2

Pour poursuivre le développement de son activité à ce rythme, Lena doit désormais réinvestir 1 500 dans son activité chaque semaine. Elle doit également faire des choix quant à la façon d’utiliser judicieusement ses bénéfices. 

Elle pourrait utiliser les bénéfices pour :

• développer davantage son activité
• couvrir les dépenses du ménage
• épargner pour l’avenir 
• une combinaison de ces options. 

Épargne

Lena décide qu’elle souhaite se constituer une épargne en cas de dépense urgente imprévue à la maison. Voici les opérations pour la semaine 3 :

• En début de semaine, Lena détient 3 000 dans sa caisse. 
• En se basant sur ses dépenses de la semaine précédente, elle décide de dépenser 1 500 pour son activité et 500 pour le ménage. Il lui reste donc 1 000 qu’elle place en épargne à la banque.
• Pendant la semaine, Lena dépense 1 000 en ingrédients pour faire le pain, 200 pour le transport, 200 pour le combustible et 100 pour le remboursement de son prêt.
• Lena vend 600 pains au prix unitaire de 5, ce qui représente un total de 3 000.

Le bénéfice de Lena est le même que la semaine précédente (1 500), mais elle a également réussi à épargner 1 000. La semaine prochaine, si rien ne change, elle pourra épargner 1 000 de plus, ou pourra décider d’investir davantage dans son entreprise pour continuer à la développer. 

Avant de prendre cette décision, Lena doit se demander si elle a le temps de faire et de vendre plus de pain, mais aussi s’il y a suffisamment de gens qui veulent acheter ce pain supplémentaire. Si son entreprise continue à se développer, elle pourra décider d’employer quelqu’un pour l’aider.