John Cammack.
Nous nous sommes tous trouvés dans la situation où nous avons une facture à payer mais pas assez d’argent pour le faire, jusqu’à ce que quelqu’un nous paie ce qu’il nous doit. Une personne peut garder ces détails personnels en mémoire mais une telle approche n’est pas possible au sein d’un groupe ou d’une organisation.
Il arrive souvent que les groupes et organisations manquent temporairement d’argent. Si une organisation n’est pas attentive, elle peut se retrouver sans argent liquide au moment où elle doit payer une facture ou les salaires de son personnel. Une organisation a généralement un plus grand nombre de transactions qu’une simple personne isolée et ce n’est pas toujours évident de s’en souvenir. Les organisations doivent donc tenir un registre de toutes leurs transactions.
Prévision de trésorerie
L’une des manières les plus simples pour contrôler l’argent qui entre et qui sort, à la disposition d’un responsable financier est la réalisation d’une prévision de trésorerie (appelée aussi parfois budget de trésorerie). Elle indique quand il y a des entrées et sorties d’argent et souligne donc les moments où l’argent risque de manquer. Si on le sait à l’avance, on pourra alors prendre des mesures qui allègeront les problèmes de trésorerie (paiements des factures et des salaires).
Comment préparer une prévision de trésorerie
Cet exemple montre comment prédire les mouvements de trésorerie au cours des six mois à venir pour la Coopérative des Productrices de Miel. (Nous utilisons le signe « # » comme symbole de l’unité monétaire.)
Etape 1 Obtenir le budget de l’organisation (si elle en a un) ou faire la liste de tout ce qui entrera et sera payé au cours des six mois à venir (on peut aussi travailler sur douze mois).
Etape 2 Décidez quand chaque entrée et sortie d’argent aura lieu. Certains éléments (comme le paiement du loyer) peuvent être réglés annuellement, en un seul paiement. D’autres, comme les ventes de miel, peuvent être répartis assez uniformément sur les six mois (ou l’année). Soyez aussi réaliste que possible.
Etape 3 Inscrivez chaque transaction sur la fiche, mois par mois, comme nous vous l’indiquons ci-dessous. Notez bien la transaction (entrée ou sortie) dans le mois où vous pensez recevoir ou sortir l’argent, sans tenir compte du moment où il est dû. N’inscrivez rien au budget qui ne soit payé en liquide ou au travers d’ une banque, par exemple, la dépréciation (perte de valeur temporelle).
Etape 4 Ajoutez le montant présumé de votre argent liquide et le solde prévu de votre compte bancaire, au début de la période en question (dans notre exemple # 2 340).
Etape 5 Calculez le solde escompté à la fin de chaque mois, en additionnant l’argent liquide et le solde bancaire, plus l’argent qui va entrer au cours de ce mois et moins l’argent qui doit sortir pour les dépenses du mois en question.
Par exemple en janvier, nous avons :
# 2 340 + # 8 100 – # 4 947 = # 5 493
Le solde de clôture de chaque mois devient le solde d’ouverture du mois suivant. Par exemple, le solde de clôture de # 5 493 à la fin janvier sera le solde d’ouverture en février.
Qu’est-ce que tout cela veut dire ?
Cet exemple de la Coopérative des Productrices de Miel nous aide à identifier clairement les mois où elles manqueront d’argent, c’est-à-dire avril et mai. Il est important de le savoir car un gros paiement (pour le loyer) est dû en avril.
Nous pouvons voir aussi que l’important achat d’équipement en mai, n’aura que peu d’effet sur la coopérative, à condition que la subvention soit bien reçue à la date prévue.
En général, il y a assez d’argent pour payer toutes les sommes dues. Le problème est simplement une question de dates. Avec toutes ces informations, le groupe devrait prendre un certain nombre de mesures pour améliorer la situation :
- Les membres pourraient essayer de négocier le paiement du loyer en mensualités, si possible. Sinon, essayez de payer au moins en deux fois.
- Le groupe devrait voir s’il peut répartir l’achat des matériels sur plusieurs mois.
- On pourrait aussi étudier les possibilités de faire rentrer l’argent plus tôt ou de payer certaines choses plus tard.
- Le groupe pourrait aussi réfléchir à l’idée d’investir temporairement l’argent qu’il n’utilise pas. Par exemple, sur un compte d’épargne ou de dépôt.
- Si nécessaire, le groupe pourrait obtenir une autorisation de découvert temporaire ou un prêt à court terme de la banque pour couvrir la période difficile de manque d’argent. La prévision de trésorerie serait alors un excellent document à présenter aux autorités bancaires pour confirmer que la difficulté présente n’est que temporaire. Cependant, les deux options de découvert autorisé et de prêt, ne sont que des options de dernier recours car la banque fait payer des intérêts pour ces services.
Une prévision de trésorerie permet au groupe de savoir à l’avance et précisément quand il sera à court d’argent.
Mise à jour de la prévision
Ala fin janvier, quand les montants exact sont connus, le nouveau solde devrait être calculé pour remplacer celui estimé. Les nouveaux soldes d’argent liquide et du compte bancaire peuvent alors être recalculés pour l’ensemble du budget de trésorerie.
En même temps, les chiffres du premier mois de la période suivante peuvent être calculés (juillet, dans notre exemple). De cette façon, il y a une prévision sans interruption, basée sur les informations les plus récentes des mouvements de trésorerie. Les chiffres des autres mois devraient aussi être mis à jour, au fur et à mesure qu’ils sont disponibles.
Si le groupe dispose d’un logiciel de tableur sur ordinateur, le calcul sera beaucoup plus facile.
Ne manquez pas d’argent !
Une prévision de trésorerie vous permet de gérer votre argent de manière claire et précise. Elle vous montre à l’avance les époques où vous risquez de manquer d’argent afin que vous y remédiez avant qu’un problème n’arrive.
Glossaire
Actifs Tous les éléments gardant leur valeur. Pour les ONG, normalement, ce sont les stocks de produits, les équipements de bureaux, les véhicules et les propriétés.
Budget La meilleure estimation possible du coût futur d’activités sur une certaine période et la façon dont elles seront financées.
Comptabilité Rapport écrit de tous les détails concernant chaque transaction.
Concordance Procédé de comparaison et de vérification d’informations enregistrées à deux endroits différents et décrivant les mêmes transactions.
Crédit de caisse/avance de trésorerie Somme d’argent confiée à quelqu’un pour le paiement de quelque chose dont on ne connaît pas encore le prix.
Livre de compte Cahier ou tableur qui énumère toutes les transactions (entrées ou sorties) sur un seul compte.
Pièces justificatives Documents originaux qui décrivent chaque transaction. Elles comprennent reçus, factures et documents d’autorisation.
Relevé bancaire Un rapport réalisé par une banque, énumérant toutes les entrées et sorties d’argent d’un compte bancaire.
Transaction Echanges de produits, de services ou d’argent contre d’autres produits, services ou argent.
John Cammack est formateur indépendant et conseiller en gestion financière. Il travaille avec diverses organisations non gouvernementales. Il a été Directeur financier international d’Oxfam Grande-Bretagne et maître-assistant à l’Université Brookes Oxford. Email : [email protected] Internet : www.johncammack.net
