John Cammack.
Muitos de nós já passaram pela situação em que temos de pagar uma conta, mas não temos dinheiro suficiente para pagá-la até recebermos o que nos devem. Como indivíduos, geralmente podemos manter estas informações na cabeça, mas isto não é possível quando se trata de um grupo ou uma organização.
Esta falta de dinheiro é uma situação comum para muitos grupos ou organizações. Se não tiver cuidado, uma organização pode ficar sem dinheiro, quando tiver de pagar uma conta ou os salários dos funcionários. Uma organização provavelmente terá muito mais transações do que um indivíduo, e não é fácil lembrar de tudo que está acontecendo. A organização, portanto, precisa escrever um registro das transações.
Previsões do fluxo de caixa
Uma maneira simples de o líder ou um outro membro da organização poder monitorizar o dinheiro que entra e sai é elaborar, com regularidade, uma previsão do fluxo de caixa (às vezes chamada de orçamento de caixa). Esta mostra quando o dinheiro entrará e sairá e salienta os períodos em que ele pode estar curto. Estando-se ciente disto com antecedência, é possível, então, tomar precauções para diminuir o problema da falta de dinheiro para pagar as contas ou os salários.
Elaboração de uma previsão do fluxo de caixa
Este exemplo mostra como elaborar uma previsão do fluxo de caixa simples de seis meses para a Cooperativa de Produção de Mel das Mulheres (usamos # como símbolo da moeda).
Primeiro passo Obtenha o orçamento da organização, se houver um, ou faça uma lista de todas as quantias que serão recebidas e pagas durante os próximos seis meses (também pode-se fazê-lo para 12 meses).
Segundo passo Decida quando cada pagamento será recebido ou efetuado. Algumas quantias (como o aluguel) podem ser pagas numa só parcela para o ano inteiro. Outras quantias, tais como as vendas de mel, podem ser distribuídos de forma bastante uniforme ao longo do período inteiro. Seja o mais realista possível.
Terceiro passo Escreva estas quantias, mês a mês, no formato mostrado abaixo. Certifique-se de escrever o pagamento no mês em que você espera receber ou pagar a quantia, independentemente de quando ela deve ser paga. Não inclua nenhum item do orçamento que não seja pago em dinheiro ou por um banco – por exemplo, depreciação (perda em valor com o correr do temp.
Quarto passo Escreva o saldo de caixa de abertura esperado e o saldo bancário estimado no início do período (neste exemplo, ele é de #2.340).
Quinto passo Calcule o saldo esperado no final de cada mês somando o saldo de caixa de abertura e o saldo bancário mais o dinheiro que entrará e diminuindo o dinheiro que sairá durante aquele mês. Por exemplo, em janeiro, isto será: #2.340 + #8.100 – #4.947 = #5.493
O saldo de fechamento de cada mês torna-- se o saldo de abertura para o mês seguinte. Por exemplo, o saldo de fechamento de #5.494, no final de janeiro, será o saldo de abertura para fevereiro.
O que isto significa?
Este exemplo da Cooperativa de Produção de Mel das Mulheres ajuda a identificar claramente os meses em que elas estarão com pouco dinheiro, os quais serão abril e maio. É importante saber isto, pois uma conta alta de aluguel precisa ser paga em abril.
Também podemos ver que a compra de equipamentos de grande porte em maio afetará pouco a Cooperativa, desde que a subvenção seja recebida no mês esperado.
Em termos gerais, haverá dinheiro suficiente para pagar todaas quantias devidas. O problema é apenas uma questão de que tudo ocorra no momento certo. Com estas informações, várias medidas podem ser tomadas pelo grupo para ajudar a situação:
- Os membros podem tentar negociar o pagamento do aluguel em parcelas menores, mensalmente, se possível, e, senão, em duas parcelas, ao invés de apenas uma.
- O grupo pode estudar a possibilidade de espaçar a compra de materiais de forma mais uniforme ao longo dos meses.
- Ele poderia ver se há possibilidade de que algum dinheiro que esteja para entrar possa ser recebido mais cedo ou de que adinheiro que precise ser pago possa ser gasto mais tarde.
- O grupo poderia também considerar a possibilidade de investir qualquer dinheiro que tenha sobrado temporariamente numa caderneta de poupança ou conta-depósito que renda juros.
- Se necessário, o grupo poderia organizar um saque a descoberto ou um empréstimo bancário a curto prazo para cobrir o período em que estará com pouco dinheiro. A previsão do fluxo de caixa seria um documento excelente para mostrar aos funcionários do banco e confirmar que este é apenas um problema temporário. Entretanto, o saque a descoberto ou o empréstimo devem ser usados apenas como última opção, porque os bancos cobram juros.
A previsão do fluxo de caixa permite que o grupo veja, com antecedência, exatamente quando estará com pouco dinheiro.
Atualização da previsão
No final de janeiro, quando as quantias reais forem conhecidas, deve-se calcular o novo saldo para substituir os saldos de caixa/bancários previstos no final do mês. É possível, então, recalcular os novos saldos de caixa/bancários para o ano inteiro.
Ao mesmo tempo, as quantias do primeiro mês do período seguinte podem ser calculadas – julho, neste exemplo. Assim, há uma “previsão rotativa”, baseada nas informações mais atualizadas. As quantias para os meses restantes também devem ser atualizadas, à medida que estiverem disponíveis.
Se o grupo tiver acesso a um programa de planilha eletrônica para computador, o processo do cálculo será ainda mais fácil.
Não fique sem dinheiro!
As previsões de fluxo de caixa são uma maneira simples de administrar o seu dinheiro. Elas ajudam a saber com ante-cedência sobre um período em que o dinheiro será curto, antes que isto se torne um grande problema.
John Cammack é um treinador e consultor freelance em administração financeira, que trabalha com uma série de organizações não governamentais. Anteriormente ele trabalhou como chefe de finanças internacionais da Oxfam, na Grã-Bretanha e professor da Oxford Brookes University. E-mail: [email protected] Web: www.johncammack.net
Glossário
Adiantamento de caixa Uma quantia em dinheiro confiada a alguém para ser usada, quando os custos precisos não são conhecidos com antecedência.
Ativo Qualquer bem que mantém seu valor é conhecido como ativo. Para as ONGs, estes normalmente são estoques de artigos, equipamento de escritório, veículos e propriedade.
Comprovantes Os documentos originais que descrevem cada transação, como recibos, faturas e documentos de autorização.
Escrituração contábil O processo de registro das informações básicas de cada transação.
Extrato bancário Um relatório produzido por um banco, que fornece uma lista de todos os recibos e pagamentos efetuados ou retirados de uma conta.
Livro-caixa Um livro ou planilha que fornece uma lista de todas as transações feitas para dentro ou para fora de uma só conta.
Orçamento A melhor estimativa do futuro custo das atividades durante um determinado período de tempo e de como se pagará por estas atividades.
Reconciliação O processo de comparação e verificação de informações em dois conjuntos de registros que descrevem as mesmas transações.
Transação Qualquer troca de bens, serviços ou dinheiro por outros bens, serviços ou dinheiro.
